¶ Contexto
En Odoo disponemos de distintos recursos para realizar envíos masivos de correos electrónicos, entre ellos el módulo de Marketing por correo electrónico. Este módulo está diseñado para utilizar como remitentes los registros de varios módulos, como CRM (oportunidades), Contactos, Ventas (Pedidos de venta), y otros listados generados automáticamente o manualmente.
Sin embargo, se ha detectado la necesidad de enviar correos masivos también a registros de dos modelos de datos que no están cubiertos por el módulo de Marketing por correo electrónico. Estos modelos son:
- Solicitudes de suscripción (en el módulo de Socias: Gestión Aportaciones > Suscripciones) → Para contactar personas que han solicitado hacerse socias, hacer aportaciones voluntarias o inscribirse como invitadas de la CE.
- Inscripciones a proyectos de autoconsumo (en el módulo de Gestión del Autoconsumo: Gestión > Proyecto > botón de Inscripciones) → Para contactar personas que han solicitado inscribirse a un proyecto.
- Registros de Contactos (en el módulo de Marketing por correo electrónico) → Para contactar personas que ya tienen un determinado vínculo societario con la CE.
Para facilitar estos envíos, se han incorporado dos asistentes que se pueden usar al estar en la vista de lista de cualquiera de estos modelos. Este manual explica cómo usarlos.
Este manual es para:
- Soporte IT
- Administradoras de Plataforma
- Administradoras de CE y coordinadoras
¶ Proceso Operativo:
¶ 1. Uso de los asistentes para el modelo Solicitud de suscripción:
¶ 1.1 Elige el asistente adecuado
Ve a Módulo Socias: Gestión Aportaciones > Solicitudes de suscripción.
- Selecciona los registros que deseas contactar masivamente, marcándolos con el check de la izquierda.
Nota: Usa la herramienta estándar de filtrado de registros para que solo aparezcan los que te interesa seleccionar.
Tras seleccionar los registros, haz clic en el botón que aparece para activar uno de los dos asistentes (botón Acción).
Los asistentes sirven para lo mismo: enviar correos masivos, pero tienen diferencias:
- Asistente 1 - Enviar correo usando plantilla preexistente:
- Permite enviar el correo en el idioma de cada persona/contacto, si el idioma está definido en Odoo para cada registro y si la plantilla está traducida a los idiomas necesarios.
- En el asistente hay que escoger qué plantilla de correo quieres usar.
- No es posible personalizar el mensaje desde el propio asistente, hay que hacerlo duplicando y editando la propia plantilla seleccionada.
- Asistente 2 - Enviar correo electrónico (Plantilla genérica para solicitudes de suscripción):
- El correo se enviará en el idioma del usuario de Odoo que está preparando el envío.
- El asistente selecciona automáticamente una plantilla predefinida.
- Puedes editar la plantilla antes de enviar sin modificar la plantilla.
¶ 1.2 Uso del primer asistente “Enviar correo usando plantilla preexistente”
Selecciona los registros a contactar > Acción > Enviar correo usando plantilla preexistente
Nota: Hay dos tipos de plantillas:
- Plantillas globales - Prefijo [GLOBAL]:
- Está visible y accesible para todas las CCEE de la plataforma.
- Solo pueden ser modificadas por el equipo de soporte o administradores de la plataforma.
- Plantillas personalizadas para cada CE - Prefijo [CE correspondiente]:
- Pertenecen a una sola CE.
- Son creadas y modificadas por las administradoras de cada CE:
- Duplicando plantillas Globales (fàcil y recomendable)
- Generando desde CERO nuevas plantillas
Verifica el contenido del asunto y cuerpo del correo antes de enviar, para ello tienes 2 recursos:
- Haz un envío de prueba:
- Navega a VISUALIZAR la plantilla > Vista de configuración de la plantilla.
- Si la plantilla es global, podrás ver todo su contenido y su configuración pero no podrás modificarla.
- Si la plantilla es personalizada, podrás modificarla > Guardar > Cerrar
Nota 1: En este otro manual. MU Gestiona las plantillas de correo electrónico, te explicamos con más detalle cómo gestionar esta vista de configuración de plantillas.
Nota 2: Para poder duplicar una plantilla GLOBAL para personalizarla, sigue los pasos que te explicamos en este apartado.
Una vez hemos validado el contenido > Enviar email.
¶ 1.3 Uso del 2o asistente “Enviar correo electrónico (Plantilla genérica para solicitudes de suscripción)”
Selecciona los registros a contactar > Acción > Enviar correo electrónico (Plantilla genérica para solicitudes de suscripción)
Al abrir el asistente, en el campo Cargar Plantilla aparece ya seleccionada con una plantilla de correo predeterminada, que para el modelo de Solicitudes de Suscripción es la “[GLOBAL] Plantilla genérica para solicitudes de suscripción”
Personaliza los campos del correo:
- De: determina quién será el remitente del envío. El remitente por defecto (si se deja en blanco) usará como remitente la dirección de correo la persona usuaria que está ejecutando el envío en Odoo.
- Asunto y Contenido (cuerpo del mensaje): plantilla modificable desde la pantalla del asistente para personalizar el envío. Los cambios que hagas sólo se aplicarán para este envío concreto (no estás modificando la plantilla).
- Campaña del Correo masivo y Nombre del Correo Masivo: NO USAR para envíos a registros del modelo de Solicitudes de Inscripción o Inscripciones a Proyectos autoconsumo.
- Cargar plantilla: si se desea, permite poder seleccionar para pre-cargar en el asistente una plantilla de correo distinta de la que se presenta inicialmente.
- Guarda como nueva plantilla: convierte el mensaje final del asistente, con las modificaciones introducidas, en una nueva plantilla de correo seleccionable en un futuro para sucesivos envíos a través del campo Cargar Plantilla.
¶ 2. Uso de los asistentes para el modelo Inscripciones a Proyectos de autoconsumo:
El proceso es el mismo que para el modelo de solicitud de suscripción. La única diferencia es la ruta para llegar a la lista de inscripciones:
Accede a la lista de inscripciones: e a Módulo Gestión del Autoconsumo: Gestión > Proyecto > Botón Inscripciones.
Sigue los mismos pasos descritos en el apartado anterior (para Solicitudes de suscrioción)para realizar el envío de correos masivos, con las mismas opciones y funcionalidades.
Nota: Para este modelo también existe una plantilla de tipo GLOBAL predeterminada a disposición de las CCEE llamada Plantilla genérica para inscripciones a proyecto que:
- Puedes duplicar y generar la versión Personalizada de la plantilla para tu CE (primer asistente).
- Puedes personalizar directamente desde el asistente (segundo asistente).
¶ 3. Uso de los asistentes para el modelo Contactos (y otros modelos):
¶ 3.1 Uso de los asistentes para el modelo Contactos
Para este modelo, el proceso es igual a los anteriores, con las siguientes consideraciones:
Accede a la lista de contactos:
- Ve a Módulo Contactos > Cambia a la vista de lista para ver los registros.
Nota: Para este modelo, el orden en que aparecen los 2 asistentes al pulsar el botón Acción es distinto respecto al indicado en los 2 modelos anteriores:
- Pre-selecciona la plantilla → En el segundo asistente no hay una plantilla predeterminada GLOBAL, es necesario desplegar en el campo Cargar Plantilla > seleccionar plantilla de base.
¶ 3.2 Uso de los asistentes para otros modelos
Además de los tres modelos descritos, también existen asistentes de envío masivo de correos para otros modelos, como:
- Oportunidades del módulo CRM → asistente equivalente al 2º asistente descrito en este manual para el modelo de Contactos
- Listados de facturas → éste es un asistente especial, para utilizarlo, consulta con Soporte IT o con las personas administradoras de la entidad Coordinadora de tu CE.
¶ 4. Generar plantillas Personalizadas para tu CE a partir de GLOBALES
Accede al menú de plantillas de correo electrónico:
- Ve al Módulo Comunidades Energéticas: Configuración > Plantillas de correo electrónico.
- En esta vista, verás todas las plantillas de correo disponibles para tu CE, tanto GLOBALES como Personalizadas. Usa las opciones del botón Filtro para filtrar por plantillas globales o personalizadas.
- Las plantillas GLOBAL no tienen ningún valor en la columna Compañía.
- Las plantillas PERSONALIZADAS tienen el nombre de tu CE en la columna Compañía.
Busca plantillas:
- Las plantillas están agrupadas por el modelo de datos al que aplican (ejemplo: “Asiento contable”). Si despliegas cada modelo, verás la lista de plantillas asociadas.
- Utiliza el campo de búsqueda para encontrar la plantilla que quieres duplicar.
Si entras en cualquier plantilla de la lista, se abrirá la vista de configuración de la plantilla. Solo podrás modificar las plantillas personalizadas de tu CE.
Crea una plantilla personalizada a partir de una plantilla global:
- Para duplicar una plantilla global, entra en la ficha de la plantilla global que quieras duplicar > Acción > Duplicar.
- Se generará una nueva plantilla que es una copia exacta de la plantilla global, pero de tipo Personalizada para tu CE.
- La nueva plantilla tendrá automáticamente el prefijo "(copia)" en su nombre.
- Puedes generar tantas copias o variantes de tus plantillas personalizadas como necesites, utilizando la opción de duplicar otras plantillas personalizadas existentes.
Nota: Para los modelos descritos en este manual, te recomendamos partir de estas plantillas globales preexistentes para crear tus plantillas personalizadas:
- Solicitudes de Suscripción: Busca la plantilla global "Plantilla genérica para solicitudes de suscripción".
- Inscripciones a proyectos: Busca la plantilla global "Plantilla genérica para inscripciones a proyecto".
Nota: Asegúrate de revisar el manual de
MU Gestiona las plantillas de correo electrónico
antes de proceder a modificar o duplicar plantillas para asegurar que se haga correctamente.