¶ Contexto
En Odoo disponemos de distintos recursos para realizar envíos masivos de correos electrónicos, entre ellos el módulo de Marketing por correo electrónico. Este módulo está diseñado para utilizar como remitentes los registros de varios módulos, como CRM (oportunidades), Contactos, Ventas (Pedidos de venta), y otros listados generados automáticamente o manualmente.
También permite hacer envíos masivos desde las vistas de tipo ‘lista’ de otros modelos: ver MU Enviar correos de Solicitudes de suscripción, Inscripciones a Proyectos y Contactos usando una plantilla preexistente.
La bese de estas funcionalidades es el uso de plantillas de correo electrónico:
- Permiten tener una propuesta completa de un mensaje (asunto, cuerpo del mensaje, remitente, destinatario) que, una vez generada una vez puede ser reutilizada como base para envíos posteriores.
- Cada plantilla solo puede ser usada con un determinado modelo de datos dentro de Odoo (ejemplo: “Contactos”).
- Pueden ser:
- Plantillas Globales - Prefijo [GLOBAL]:
- Está visible y accesible para todas las CCEE de la plataforma.
- Solo pueden ser modificadas por el equipo de soporte o administradores de la plataforma.
- Plantillas Personalizadas para cada CE - Prefijo [nombre de la CE correspondiente]:
- Pertenecen a una sola CE.
- Son creadas y modificadas por las administradoras de cada CE:
- Duplicando plantillas Globales (fàcil y recomendable)
- Generando desde CERO nuevas plantillas
- Plantillas Globales - Prefijo [GLOBAL]:
- Las plantillas globales se pueden duplicar (generar copias) para crear nuevas plantillas Personalizadas de cada CE.
Este manual es para:
- Soporte IT
- Administradoras de Plataforma
- Administradoras de CE y coordinadoras
¶ Proceso Operativo:
¶ 1. Acceder a las plantillas disponibles para cada CE
Accede al menú donde podrás ver la lista de todas las plantillas de correo disponibles:
- Módulo Comunidades Energéticas: Configuración > Plantillas de correo electrónico
- Esta vista muestra las plantillas agrupadas por el modelo de datos al que aplican. Si despliegas cada modelo verás la lista de plantillas vinculadas.
- Las plantillas globales NO tienen ningún valor en la columna Compañía, mientras que las Personalizadas tienen en esta columna el nombre de la CE.
- Puedes buscar en el campo “Buscar” por el nombre de la plantilla que quieras encontrar.
- Puedes usar las opciones del botón para filtrar la vista por plantillas globales o personalizadas.
Si entras en cualquier plantilla de esta lista, se abre la vista de configuración de la plantilla. En esta vista podrás ver el contenido de todas (globales y personalizadas), pero solo podrás modificar las Personalizadas para tu CE.
¶ 2. Duplicar una plantilla de correo electrónico
2.1 [Recomendado] Duplicar una plantilla existente:
- Busca en la lista de plantillas la que te interese usar como base.
- Haz clic en el nombre de la plantilla para acceder a su ficha.
- Pulsa el botón Acción > Duplicar.
- Cambiar el Nombre y la Descripción de la nueva plantilla (en las 4 traducciones).
Esto generará una nueva plantilla que será una copia exacta de la plantilla original. Si la plantilla original es GLOBAL, la nueva plantilla se generará como Personalizada para tu CE. Ahora ya puedes editarla.
Puedes generar tantas copias como necesites.
Nota: Al duplicar la plantilla, se añadirá automáticamente el sufijo “(copia)” al final del nombre de la plantilla.
Nota: Para los modelos de Solicitudes de Suscripción y Inscripciones a proyectos te recomendamos partir de estas plantillas globales preexistentes:
- Solicitudes de Suscripción: Busca la plantilla global "Plantilla genérica para solicitudes de suscripción".
- Inscripciones a proyectos: Busca la plantilla global "Plantilla genérica para inscripciones a proyecto".
2.2 [No recomendado] Generar una plantilla nueva:
- Vista “lista” > Botón NUEVO > Se creará una nueva plantilla Personalizada para tu CE:
¶ 3. Modificar una plantilla de correo electrónico
Haz clic en el nombre de la plantilla de la lista de plantillas disponibles. Esto abrirá la vista de tipo “ficha” de la plantilla, que tiene los siguientes campos:
- Nombre y Descripción: Estos campos son de uso interno para identificar la plantilla. No afectan su configuración técnica.
- Nombre: Es el nombre por el que buscaremos cada plantilla.
- Usa el nombre más corto posible.
- Odoo añade de manera automática el prefijo “Global” o “Nombre CE”.
- Descripción: Usa una descripción más detallada del uso de la plantilla
- Nombre: Es el nombre por el que buscaremos cada plantilla.
- Aplica a: Indica el modelo de datos para el cual aplica la plantilla.
- Compañía: Si está en blanco, indica que la plantilla es GLOBAL. Si tiene el nombre de una CE, significa que la plantilla es personalizada para esa CE.
- Asunto y Contenido: Son los valores que la plantilla inyectará en el asunto y el cuerpo del mensaje. Es posible incluir valores dinámicos en estos campos (ver apartado 5. Inyectar valores dinámicos en campos de la Plantilla).
- Contenido: Este campo también permite la introducción de texto “enriquecido HTML”, activando la barra de herramientas de edición enriquecida del texto escribiendo el símbolo ‘/’ en cualquier lugar del campo o seleccionando con el ratón cualquier texto preexistente en el campo.
- Archivos adjuntos: Permite asociar un archivo a una plantilla para que éste se envíe como adjunto en todos los correos.
En la pestaña “Configuración del correo electrónico”:
- De: Determina el remitente del correo.
- Puedes usar una dirección fija o valores dinámicos.
- Si se deja en blanco, se usará el correo de la persona que ejecute el envío.
- En las plantillas globales de la Plataforma, el remitente suele ser el correo de la CE que realiza el envío.
- Destinatarios por defecto: Si se marca esta opción, Odoo detectará automáticamente a los destinatarios usando los campos partner_id, email o email_from del modelo subyacente. Si no estamos seguros de que el modelo sea compatible con esta opción, es mejor no marcarla.
- A (correos electrónicos): Define los destinatarios del envío. Puedes usar una lista de correos separados por comas o valores dinámicos. Por defecto, en las plantillas globales de la Plataforma, se usa el correo del registro subyacente.
- A (empresas): Funciona igual que el campo anterior, pero se usa para listas de contactos en lugar de correos electrónicos. Odoo extrae automáticamente el campo email de cada contacto.
- CC: Define los correos a los que se pondrá "en copia". Puedes usar una lista de correos separados por comas o valores dinámicos.
- Responder a: Define la dirección de correo a la que se enviarán las respuestas. Se puede especificar una dirección fija o usar valores dinámicos. Si se deja en blanco, se usará el mismo correo del remitente.
- Fecha de envío programada: Si se indica una fecha, Odoo programará el envío para ese día. Si se deja en blanco, el envío será inmediato.
Nota: Para ver cómo incluir valores dinámicos en estos campos ver apartado 5. Inyectar valores dinámicos en campos de la Plantilla.
Nota: Después de crear una plantilla, revisa que funciona correctamente según el apartado 6. Comprobar que la plantilla funciona correctamente.
¶ 4. Traducir los campos de la plantilla
Los campos de la plantilla que tienen el símbolo de idioma a la derecha (ES, CA, EU, EN) son traducibles. Por defecto verás el símbolo del idioma que tiene definido tu usuario de acceso a Odoo.
Puedes traducir estos campos directamente en la vista de configuración de la plantilla.
Nota: es importante traducir a los otros 3 idiomas las nuevas plantillas.
Nota: Para traducir los campos al Euskera, utiliza este recurso en línea (Cooperativa de traductoras Elhuyar).
4.1 Traducir campos usando la interfaz de traducción
- Haz clic sobre el símbolo de idioma (por ejemplo, “ES”) y se abrirá la interfaz de traducción para ese campo.
- Deberás traducir el texto en los 3 idiomas restantes (CA, EU, EN).
Nota: Al traducir, ten cuidado con no alterar los campos técnicos (código HTML y Python) de la plantilla, ya que si alguno de estos carácteres se modifica la plantilla dejará de funcionar.
4.2 Traducir campos cambiando el idioma del usuario
- Puedes cambiar el idioma de tu usuario en Odoo (pasando por los tres idiomas) y traducir los campos directamente en los campos de la vista de configuración de la plantilla.
- Para cambiar el idioma activo para tu usuario, accede a las preferencias:
- Para el campo Contenido (cuerpo del mensaje), si lo prefieres, también puedes traducir el texto directamente en el idioma correspondiente accediendo a la vista técnica del contenido del campo. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Escribe “/” en cualquier parte del campo (o selecciona con el ratón una palabra dentro del campo).
- Aparecerá el menú de edición enriquecida.
- Haz clic en el símbolo ‘<>’ para acceder a la vista técnica del contenido que necesitas traducir.
- Si deseas volver a la vista normal, solo tienes que hacer clic en el mismo icono situado en la parte superior derecha.
Nota: el idioma activo automáticamente se ajusta al idioma del usuario (ejemplo: si cambias a CA y modificas el texto de un campo, estarás aplicando la traducción al catalán).
Nota: Al traducir, ten cuidado con no alterar los fragmentos de inyección de valores dinámicos (campos en fondo azul), ya que si alguno de estos carácteres se modifica la plantilla dejará de funcionar.
¶ 5. Inyectar valores dinámicos en campos de la Plantilla
Existen 2 mecanismos de inyección de valores dinámicos (también llamados ‘marcadores de posición dinámicos’ en castellano o ‘dynamic placeholders’ en inglés) para los campos de la plantilla que soportan esta funcionalidad:
- Para el campo Contenido (Cuerpo del mensaje) → Los valores dinámicos se inyectan usando una notación técnica basada en Python, dentro de dobles llaves. Por ejemplo: {{object.company_id.name}}
- Para el resto de campos de la plantilla (incluido el Asunto) → Los valores dinámicos se inyectan usando TAGS de HTML específicos para ello. Por ejemplo: <t t-out="object.firstname">Nombre de pila de la persona</t>
Ambas técnicas utilizan el elemento ‘object’, que representa el modelo subyacente al que aplica la plantilla.
Ejemplo: si el modelo para el que aplica la plantilla es ‘Solicitud de suscripción’, y usamos el siguiente código:
- object.name: se imprimirá dinámicamente en el campo el valor del nombre de la solicitud de suscripción.
- object.date: se imprimirá dinámicamente en el campo el valor de la fecha de la solicitud de suscripción.
- object.partner_id.name: se invocará e imprimirá el nombre de la persona socia (partner_id) vinculada a cada subscripción (object).
Es importante contar con conocimientos técnicos sobre los nombres en inglés de los campos de cada modelo para poder utilizar estos ‘dynamic placeholders’ correctamente. Por esta razón, se recomienda generar nuevas plantillas de correo duplicando plantillas globales o personalizadas preexistentes.
Si deseas profundizar más en este tema, en el apartado de Recursos y soporte técnico adicional de este manual se ofrecen algunos tutoriales de Odoo.
¶ 6. Comprobar que la plantilla funciona correctamente
Al crear una nueva plantilla o realizar cambios en una plantilla, debes hacer una prueba antes de dejarla disponible para envíos masivos.
- Entra en “Vista previa” > selecciona los siguientes dos campos:
- Escoja un ejemplo: selecciona un registro concreto de la lista de registros disponibles en la CE para ese modelo.
- Forzar un idioma: selecciona y fuerza la visión del resultado de la plantilla traducida al idioma seleccionado entre los 4 idiomas disponibles (ES, CA, EU, EN).
- La interfaz mostrará el resultado que la plantilla generará para esa combinación → IMPORTANTE: si la plantilla tiene algun error, este asistente mostrará la información técnica del error en pantalla y serà preciso corregirlo hasta que el asistente muestre correctamente el resultado de la plantilla traducida al idioma seleccionado. Si necesitas ayuda para interpretar el error técnico que te muetra Odoo contacta con las personas administradoras de la entidad Coordinadora que os da soporte.
Nota: Es recomendable probar la plantilla con varios registros "tipo” (si hay diferencias significativas entre los valores de distintos registros) y en al menos 2 idiomas que se encuentren activos en tu CE. Si la plantilla no funciona bien para alguna de las combinaciones (registro+idioma) en lugar de mostrar el resultado aparecerá un error.
¶ Recursos y soporte técnico adicional
Si necesitas más ayuda con la configuración de las plantillas de correo o la inserción de valores dinámicos, puedes consultar los siguientes recursos adicionales:
- Documentación de Odoo:
- Tutoriales adicionales:
- Cómo usar plantillas de correo en Odoo para principiantes
- Cómo añadir valores dinámicos automatizados en el cuerpo de una a plantilla
Si tienes dudas, no dudes en contactar al equipo de SoporteIT de la Plataforma (soporte@somcomunitats.coop).