¶ Contexto
Para dar de baja una persona/entidad que es SOCIA efectiva de una CE hay que realizar 2 acciones distintas:
- Parte societaria → actualizar el Contacto de la socia en Odoo con lo siguiente:
- Retirarle su número de socia + marcar el Contacto como ‘Antiguo cooperador’ ( desaparece del listado/libro oficial de socias de la CE )
- Actualizar los datos de la/s aportación/es que hizo en su día para ser socia.
- Parte económica-contable:
- Ejecutar en Odoo la devolución contable del importe de la aportación obligatoria que hizo en su dia.
- Devolverle el dinero a la ex-socia (ejemplo via una transferencia) de la aportación obligatoria que pagó en su dia.
¶ Proceso operativo
¶ Parte Societaria
Ir al menú de Gestión aportaciones > Solicitud operación > botón +NUEVO → se abre el asistente para generar la solicitud e operación de devolución:
- Fecha Efectiva: seleccionar la fecha en que se quiere dejar constancia oficial de la baja.
- Tipo de operación: Devolución
- Cooperador: Buscar al socio a dar de baja y asignarlo
- Tipo de Acción: Informar correctamente la aportación/cuota a devolver → MUY IMPORTANTE:
- Revisar previamente en el Libro oficial de socias o en el registro de transacciones societarias o en la ficha del contacto de la socia (pestaña ‘Aportaciones’) qué aportación pagó esta socia el dia que se hizo socia efectiva de la CE y usar exactamente esa aportación.
- En caso de que la persona haya hecho también aportaciones al capital Social Voluntario, a parte de las Obligatorias, en este punto (operación de baja de una socia) centrarse sólo en las aportaciones de la categoria de Obligatorias, que son las que llevan vinculada el acto de ALTA/BAJA de socia.
- En caso de seleccionar, por error, una aportación que nunca ha sido pagada por esta socia, Odoo lanzará un mensaje de error.
- Número de aportaciones: indicar aquí el número de aportaciones a retirar → de nuevo indicar el número exacto que coindide con las aportaciones que hizo en su dia cuando se dió de alta.
- El resto de campos se rellenan automáticamente → Asegurarse de que Importe de la operación coincide con el importe total a devolver ( importe total pagado por la persona cuando se dió de alta como socia)
- Guardar (pulsando el icono de la nube negra) → la solicitud se guarda en estado de BORRADOR
- CONFIRMAR → la solicitud se guarda en estado de ESPERANDO
- APROBAR → la solicitud se guarda en estado de APROVADO
- EJECUTAR → la solicitud se guarda en estado de REALIZADO.
Llegado a este punto, Odoo ha ejecutado lo siguiente para esta ex-socia:
- Retirarle su número de socia + marcar el Contacto como ‘Antiguo cooperador’ ( desaparece del listado/libro oficial de socias de la CE )
- Actualizar los datos de la/s aportación/es que hizo en su día para ser socia.
Hay que tener en cuenta que este proceso enviará automáticamente un correo que notifica a la ex-socia la modificación de la participación en la cooperativa → Si no deseamos que se envíe , antes de proceder a ejecutar la operación, se puede solicitar al equipo de Soporte de la Plataforma que desactive el envio de las notificaciones anutomáticas vinculadas a la ejecución de operaciones societarias.
¶ Parte económica-contable
El apartado anterior ha dejado los datos del Contacto de la ex-Socia debidamente actualizados → pero a nivel contable:
- La cuenta 100000 (por ejemplo) de aportación al capital (caso de Cooperativas) aún no ha reflajado la devolución del importe
- La ex-socia no ha recibido el dinero de la aportación obligatoria que hizo en su dia.
Cuando se dio de alta la socia, se emitió un documento de pago (internamente Odoo lo considera una factura aunque legalmente no lo es) que quedó registrado en la contabilidad.
Para devolver, el capital al socio es necesario crear un documento rectificativo (abono) contra el documento de pago original → para ello es necesario:
- Ir al menú de Registro de pago y buscar el documento de pago que se le hizo para el socio en cuestión el dia que se dió de alta en la CE → se recomienda filtrar por el nombre de la persona socia → IMPORTANTE:
- Si solo hay un documento de pago, probablemente será la que interesa correspondiente a la aportación obligatoria, y nos podemos centrar en hacer la devolución sobre este.
- En caso que haya más de un documento de pago, puede ser:
- Haya hecho más de una aportación obligatoria: habrá que ejecutar/repetir estos pasos (devolución) sobre cada uno de ellos.
- Haya mezcla de recibo obligatorio y voluntarias: en tal caso habrá que hacer devolución sólo sobre las obligatorias y hablar con la socia sobre qué quiere hacer con las voluntarias.
- NOTA: revisar, para cada documento de pago, que no haya sido ya previamente abonado total o parcialmente.
- Hacer clic sobre el documento de pago para abrir su ficha y pulsar sobre el botón Añadir factura rectificativa que aparece en su cabecera → se abre un asistente:
- Usar diario específico Capital Social
- Añadir la Razón “Baja de la cooperativa” o lo que convenga y modificar la fecha si es necesario (debería cuadrar con la fecha efectiva seleccionada en el apartado anterior: Parte societaria). Por defecto pone la de hoy. Opcionalmente, puede poner una fecha para la contabilidad distinta de la del abono.
- Pulsar el botón REVERTIR
- Esto crea un documento de abono en borrador. Puede abrirlo y completar los datos que convengan. Por ejemplo el modo de pago y la fecha. Cuando esté todo a su gusto, Confirmar el documento y si se desea enviarlo por correo a la ex-socia para su información.
- Una vez hecho efectivo el retorno del capital social (por ejemplo una vez la CE ya ha efetuado la transferencia de devolución a la socia), debe de registrarse el pago, ya sea de forma manual ( botón de Registrar pago de la cabecera del documento de abono, si la CE no lleva la contabilidad integral en el Odoo de la plataforma) o via conciliación bancaria (si la CE lleva la contabilidad integral con el Odoo de la Plataforma).
- Caso especial → Si no se llegó a dar por pagado el documento de pago inicial, puedes conciliar el documento de abono compensandolo directamente con el de pago en el cajetín inferior del documento de abono (botón Añadir):
