¶ Contexto
Se trata de poder asignar a las socias o personas invitadas de una CE contratos para facturación recurrente de cuotas fijas (mismo importe en cada iteración de facturación mensual, trimestral, anual,... según se configure)
Se trata de contratos de facturación recurrente independientes, es decir SIN necesidad de ningún vínculo funcional/integración con la Gestión Societària de la CCEE ni con los Servicios Energéticos a los que pueda estar vinculada la socia (ej: Proyectos Fotovoltaicos)
Para qué perfiles de usuarios aplica este manual?:
- SoporteIT de Som Comunitats
- Personas administradoras de CE y de Coordinadoras
¶ Configuraciones GLOBALES previas a nivel de la compañía:
Puedes saltarte este apartado si no eres Administradora de la Plataforma (del equipo de Soporte IT de la Plataforma)
Sólo es necesario hacerlo una vez, habitualmente en el momento de configuración inicial de la CE al darla de alta en la Plataforma.
Para activar este tipo de contratos intervienen 2 Categorías de Producto a configurar ( Facturación/Contabilidad > Configuración > Administración > Categorías de productos ):
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Categoría para identificar productos de tipo Pack, que son los vinculados a la cabecera de los contratos ( aparecen también en el documento interno de Pedido de Venta que siempre crea Odoo como precursor de cada contrato ) → Los productos de tipo Pack definen aquello que se vende desde un punto de vista global. Los productos que Odoo utilizará para facturar las CAI (1ª cuota de afiliación inicial) a las nuevas socias pertenecen a esta categoría. Podemos definir los siguientes parámetros que aplicarán sólo a la COMPAÑIA actual: 
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Categoría para identificar productos de tipo Servicio, que serán los que compondrán las líneas de los contratos/facturas → Los productos de tipo Servicio definen el detalle línea a línea de aquello que se vende. 
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¶ Operativa
[Usuario que ejecuta: Personas administradoras de CE y de Coordinadoras]
¶ 1) Creamos un producto de tipo Pack:
Este producto "pack" serà el que llevarà vinculado una plantilla de contrato de facturación recurrente y un/os productos (servicios) que seran los que se van a facturar a nivel de línea en las facturas que se generaran periódicamente.
Para ello, nos situamos en el contexto de la CE deseada y usaremos este asistente → Comunidades Energéticas > Assistants > Create product pack:
Usar el asistente de la siguiente manera:
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… para componer los Servicios del Pack (aquello que aparecerá descrito en las líneas de la factura periódica) darle al botón “Agregar una línea” i se abre un sub-asistente para poder crear productos de tipo Servicio ( o seleccionarlos en caso de que ya los tengamos pre-existentes ). En nuestro caso, vamos sólo a añadir UN NUEVO de tipo Servicio:
Odoo nos presenta un 2º asistente:
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… le damos al botón de GUARDAR Y CERRAR para cerrar el 2º asistente.
… le damos al botón de CREATE PACK para cerrar el 1er asistente.
Arriba a la derecha, Odoo nos mostrarà este mensaje en verde indicando que se ha procedido correctamente a crear el pack:
¶ 2) Asignamos el Pack a la/s socias
Una vez ya hemos creado el producto ya podemos disponer de el para ASIGNARLO a tantas personas/entidades soci8as o invitadas de la CE a las que deseemos vincularles este producto.
Cada vez que asignas un producto de tipo pack a una persona/entidad, se crea un contrato para esa persona/entidad (basándose en la plantilla de contrato que haya definida en el producto de tipo pack) → a partir de ese momento (empezando a la fecha que se indique en el asistente de asignación) odoo generará automáticamente las facturas periódicas de cobro de la cuota a esa persona/entidad.
Para ello usaremos este asistente: Comunidades Energéticas > Asistentes > Asignar paquete a socio:
Usar el asistente de la siguiente manera:
- Activation date: fecha de activación del contrato y por tanto fecha en la que empezarán a generarse las facturas de forma recurrente (inicio del primer periodo de facturación):
- Recomendable usar fechas “redondas”, es decir que si el periodo definido se basa en MESES (mes, trimestre,...) usar el dia 1,... pero se puede seleccionar cualquier fecha.
- Se pueden seleccionar fechas en el PASADO → el contrato generará las facturas automáticamente para los periodos pretéritos que sea necesario recorrer hasta el día de hoy.
- Se pueden seleccionar fechas en el FUTURO → el contrato esperará a que llegue la fecha para empezar a generar las facturas automáticamente.
- Pack: seleccionar el Pack que representa el tipo de contrato que queremos asignar
- Payment Mode: seleccionar el modo de pago que queremos asignar a las factura que generará el contrato → ATENCIÓN: en caso de seleccionar un modo de pago de generación de recibos de cobro (SEPA), ANTES DE GENERAR EL CONTRATO Es imprescindible asegurar que la socia tiene informada (1º) una cuenta bancaria con (2º) un mandato de adeudo válido y validado aquí →acceder a la socia vía Contactos > Contactos: filtrar por Socias > buscar la socia i abrir su ficha > pestaña Facturación / Contabilidad:
… en caso contrario, antes de asignar el pack a la socia hay que proceder a obtener unn IBAN válido y 1) informarlo en su ficha y 2) obtener su consentimiento para hace4rle giros y en base a este consentimiento dar de alta en Odoo el Mandato adeudo correspondiente (pedir ayuda a Soporte@somcomunitats.coop).
- Partners to apply: Pulsar botón “Agregar una línea” para abrir un asistente para poder seleccionar la o las socias a las que queremos asignar el contrato de este Pack: flitrar la lista por “Socias”, seleccionarlas y pulsar SELECCIONAR:
… pulsar ASSIGN PACK
Ahora Odoo generará y asignará un contrato para cada socia.
¶ 3) Ver los contratos existentes en una CE (opcional)
ir a Facturación/Contabilidad>Clientes>Contratos de Cliente:
También están accesibles a través de la ficha de cada socia ( Contactos>Contactos: filtrar por “Socia” ) en este botón:
¶ 4) Personalizar la cuota para cada socia (opcional)
En el producto de tipo Servicio que compone el Pack, hemos definido que este producto se incorpore en cada factura con una cantidad de 1.- y un precio de 10€:
Por tanto, en este momento todos los contratos se han asignado bajo este perfil, es decir que a TODAS las socias se les factuiraría lo mismo cada mes (suponiendo periodicidad mensual) sólo 1.-Ud de 10€ en cada factura (10€/mes)
Para personalizar el importe de la cuota resultante para cada socia hay que acceder, socia a socia a su contrato y modificar la cantidad de la línea del contrato, para ello accedemos a la lista de contratos de la socia por el botón indicado en el pantallazo anterior → nos aparece la lista de todos los contratos de la socia:
… entramos en el contrato que nos interesa editar y bajamos a la pestaña Facturas Recurrentes, y pulsamos en la zona GRIS que representa la LÍNEA del contrato:
… modificamos la Cantidad ( en este ejemplo de 1 a 16, de manera que en lugar de 10€ se le facturará recurrentemente 160€ en cada factura ):
… GUARDAR el cambio en la ventana de la línea.
… guardar el cambio a nivel del contrato:
MUY IMPORTANTE → NO tocar ningún otro campo/valor de los contratos y sus líneas más allá de la cantidad de la línea, para cualquier otra modificación que se perciba necesaria implementar, contactar con el equipo de SoporteIT de SomComunitats (soporte@somcomunitats.coop) para consensuar cómo proceder.
¶ 5) Esperar (o forzar) a que Odoo genere las facturas (Opcional)
Los contratos vinculados a cada entidad o persona socia se generan en estado de EN CURSO (activos):
De manera que ya están activos para que Odoo proceda a generar las facturas cuando corresponda.
De forma automática, CADA DIA a las 9:30AM, Odoo revisa internamente si "hoy toca generar facturas para algun contrato?" → Si por ejemplo, hemos generado el contrato a las 15h del 15/7/25, el contrato tiene recurrencia de pre-pago mensual ( una factura cada mes a inicio de periodo ) y tiene fecha de activación definida para el día # :
- # = dia 1/8/45 (futuro) → a las 9:30AM del dia 1/8/45 Odoo generará automáticamente la 1ª factura para empezar a cobrar el mes de Agosto de ese año.
- # = dia 1/5/25 (pasado) → (si hoy es 15/7/2025) cada dia avanzará un mes (generará la factura de ese mes) de los meses anteriores a la fecha de hoy, es decir:
- mañana 16/7 a las 9:30Am Odoo generará la factura del mes de Mayo/25
- pasado mañana 17/7 a las 9:30AM Odoo generará la factura del mes de Junio/25
- al 3er dia, el 18/7 a las 9:30AM generará la de Julio/25
- …. y ya se esperará hasta el 1 de Agosto para generar la de Agosto (que ya es a futuro)
También se puede forçar la generación de las facturas sin esperar que pasen unos cuantos días, a través de este botón de la cabecera del contrato:
Siguiendo el ejemplo anterior, de un contrato de activación en el pasado, cada vez que lo pulsemos generará la factura de uno de los periodos pretéritos, si tengo pendientes 3 meses en el pasado, con 3 pulsaciones ya habré generado las 3 facturas (mayo, junio, julio).
Para ver las facturas generadas en el contexto de un contrato pulsar aquí en la cabecera del mismo:
Las facturas se generan siempre en BORRADOR:
Hay por tanto, manualmente, hay que proceder a :
1) (OPCIONAL) revisar-las y MODIFICAR lo que necessitemos modificar/personalizar de la misma -→ siempre mejor hacer las modificaciones ANTES de confirmarlas (cuando estan en estado de BORRADOR)
2) CONFIRMARLAS
3) ENIVARLAS a la/las socias (ambos pasos pueden hacerse de forma masiva desde el módulo de Facturación/contabilidad)
Aquí un ejemplo de como puede quedar una de estas facturas de cobro recurrente de cuota fija:
Nota: El concepto a facturar (descripción de la línea de factura) depende de la descripción que hemos asignado al rpoducto de tipo servicio que hemos definido al crear el pack AQUÍ.