¶ Contexto
Para cada persona o entidad que nos ha hecho llegar, por alguna vía, una solicitud de hacerse socia de la CE, se crea un registro en la tabla de Solicitud de suscripción de Odoo.
Se accede a esta lista de Solicitudes vía: Módulo Socias > Gestión aportaciones > Solicitud de suscripción :
En esta lista, cada Solicitud está vinculada a UNA determinada Aportación/Cuota de las disponibles en la CE → la Aportación/Cuota se identifica en este campo de cada Solicitud (Tipo de Acción):
Para ver la lista de las Aportaciones/cuotas disponibles en cada CE hay que ir a este menú: Módulo Socias > Gestión aportaciones > Configuración > Tipo de Accion:
Así pués, en la lista de Solicitudes de una CE, encontraremos mezcladas Solicitudes vinculadas a cualquiera Aportaciones/cuotas que estan disponibles para la CE.
La configuración de los campos de cada Solicitud y su comportamiento, varian dependiendo de la CATEGORIA a la que pertenece la aportación/cuota vinculada a la Solicitud ( ver las 4 categorias de aportaciones/cuotas posibles en la Plataforma)
En este manual nos centraremos en describir los estados de un registro de solicitud vinculada a una aportación/cuota perteneciente a alguna de las 2 categorias vinculadas a poder dar de alta nuevas SOCIAS, es decir:
- Categoría de Aportaciones Obligatorias al capital social ( alta de nuevas socias en CE que son Cooperativas ).
- Categoría de Cuotas iniciales de Afiliación (alta de nuevas socias en CE que son Asociaciones)
… seguiremos el ejemplo de una solicitud vinculada a una Aportación para alta de socias en Cooperativas, y sobre este ejemplo, en cada paso, añadiremos los cambios/particularidades esperables en el caso de Asociaciones (no hay muchas diferencias).
¶ Estados de la solicitud
Las solicitudes pueden estar en 3 ESTADOS principales ( Borrador → Realizado → Pagado/a ) y 2 complementarios (Esperando, Cancelada):
… y en cada estado aparecen distintos botones disponibles:
| Estado | Significado | Botones disponibles |
| Borrador | Estado inicial al CREARLA |
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| Esperando | Estado al que puedes mover una solicitud que está en Borrador, pulsando el botón LISTA DE ESPERA → para “aparcarla” temporalmente antes de validarla y diferenciarla de las recien llegadas que entran en estado Borrador |
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| Realizado | Estado al que puedes mover una solicitud que está en Borrador, pulsando el botón VALIDADO→Se genera el Contacto y el documento de pago. La Solicitud queda a la espera de registrar el PAGO efectivo en Odoo de la aportación. |
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| Pagado/a | Estado FINAL de la solicitud → Se asigna número de socia al Contacto que pasa a ser socia efectiva de la CE | |
| Cancelado/a | Estado al que puedes mover una solicitud pulsando el botón CANCELAR. Es un estado NO reversible. |
¶ En estado BORRADOR
¶ Campos ficha solicitud
Si entramos en qualquier registro de solicitud en estado de BORRADOR veremos estos datos/campos → ejemplo de solicitud de una persona física (no entidad/empresa) con una aportación/cuota vinculada perteneciente a la Categoría de Aportaciones al Capital Social (Cooperativa) y configurada para ser pagada via transferencia:
Explicación de los campos principales:
- Yo ya soy cooperador: En blanco para solicitudes vinculadas a aportaciones de categorias de alta de nuevas socias (queda marcado automàticamente sólo en el caso de que se trate de una solicitud de la Categoría de aportaciones Voluntarias → indicando que la persona solicitante YA es socia de la CE)
- Es una compañía: se marca solo cuando la solicitante es una entidad/empresa y no una persona física, si la solicitud se ha creado desde la variante de alta de entidades/empresas de qualquiera de los formularios, este campo ya aparecerà automàticamente marcado. Si está martcado entonces aparecen campos adicionales en la solicitud:
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- NIF/CIF: El sistema verifica el formato del NIF/CIF. Si necesitáis comprobarlo, podéis utilizar esta herramienta: Validador de NIF/CIF
- Grupo de campos vinculados a Datos de pago:
Depende de la forma de pago que tenga asignada la Aportación vinculada a la solicitud, és decir transferencia o giro, estos 4 campos se configurarán, automáticamente, de modo distinto:
| Transferencia |
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Número de cuenta : vacío Payment Mode: Cobro por Transferencia SEPA Aprobado: Falso Omitir Control IBAN: Verdadero ATENCION: Si la Aportación/cuota vinculada a la Solicitud no tiene NINGUN Modo de Pago configurado, la Solicitud se comportará asumiendo, por defecto, Modo de pago de Transferencia.
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| Giro |
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Número de cuenta : lleno Payment Mode: Cobro por emisión recibo domiciliado SEPA Aprobado: Verdadero → implica que la persona, en el formulario ha ACEPTADO que le hagamos giros a su cuenta bancaria. Si el modo de pago es GIRO, siempre debe estar a Verdadero ya que es un campo obligatorio de los formularios si la Aportación tiene definida esta forma de pago. Direct Debit Mandate: vacío → este campo aparece sólo si la forma de pago de la Aportación vinculada a la solicitud es GIRO → se rellenará automàticamente al VALIDAR la Solicitud siempre que el campo SEPA aprovado esté a Verdadero. Omitir Control IBAN: Falso → de este modo, al validar la Solicitud Odoo verificarà que se trate de un código IBAN válido. |
- Fechas:
| Forzar Fecha Pago Aportación |
Por defecto está en blanco. Es la fecha que Odoo usará como fecha forzada de pago de la aportación en el momento de proceder a registrar el pago en Odoo→ si se deja en blanco se usará la fecha del mismo dia en que se registre el pago en Odoo. IMPORTANTE: la fecha de registro de pago de la aportación de una solicitud, és la que determina la fecha en que la persona/entidad se hace socia efectiva de la CE en el libro de socias de la CE ( y no la fecha de Solicitud de la suscripción) |
| Fecha solicitud suscripción | Por defecto Odoo pode la fecha de CREACIÓN del registro de la solicitud, pero a posteriori de la creación se puede modificar. Habitualmente coincide con la fecha en que la persona/entidad han rellenado el formulario. |
- Datos de la Aportación vinculada a la Solicitud:
| Número de aportaciones | El la cantidad de aportaciones que la persona/entidad ha seleccionado en el formulario de alta. Por defecto = 1.- , aunque dependerá del campo Cantidad Mínima (pestaña Información Aportación) de la Aportación/Cuota vinculada a la Solicitud y también de si el formulario usado por la persona/entidad permite que la persona pueda modificar la cantidad de aportaciones (ver apartado de configuración de formularios). |
| Tipo de Acción |
Es la Aportación o cuota vinculada a la solicitud → desde este campo pòdemos saltar/navegar (clic en la flecha de la derecha del campo) a ver el registro de dicha aportación/cuota:  |
| Nombre del tipo de acción |
Este campo, se rellena automáticamente con el valor del campo Nombre Corto (pestaña Información Aportación) de la Aportación/Cuota vinculada a la Solicitud:  IMPORTANTE: Este valor, a parte de aparecer en el registro de la Solicitud, también quedará vinculado al Contacto (que se creará en la fase posterior de Validación de la solicitud) en su campo Tipo de Cooperador:  … y permitirá a la CE clasificar los Contactos en función del tipo de Aportación/Cuota que usaron en su dia para hacerse socias de la CE. |
| Precio de las Acciones |
És el precio que tiene la Aportaciones/cuota vinculada a la Solicitud. Se rellena automáticamente con el valor del campo Precio de venta (pestaña Información General) de la Aportación/Cuota vinculada a la Solicitud:  ATENCIÓN:
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| Importe de la Suscripción | Él el importe que paraga la persona/entidad para hacerse socia. Resulta de multiplicar Número de aportaciones X Precio de las Acciones. |
- Cooperador: En las solicitudes en estado BORRADOR estará por defecto en blanco → Al VALIDAR la solicitud, este campo se rellenarà automáticamente con el registro del Contacto de Odoo que contiene los datos de la persona/entidad vinculada a la Solicitud
- Tipo: este campo o rellena Odoo automáticamente y para solicitudes vinculadas a las 2 categorias de Aportaciones/cuotas tratadas en este manual, siempre cogerà el valor “Nueva socia”
- Campos vinculados a las Cláusulas:
Odoo permite que en los formularios públicos de gestión societària disponibles para la CE se puedan activar hasta 4 cláusulas distintas que la persona/entidad puede ver (sin obligar a aceptarla) o debe aceptar obligatoriamente ( la visibilidad i/o obligatoriedad de cada cláusula es configurable ).
Estas cláusulas aparecen al pié de los formularios, por ejemplo:
Aquí se describen las 4 Cláusulas disponibles → por defecto sólo se activa la de Datos (pero la CE puede solicitar activar las otras 3):
| Normas Internas Aprobadas | Por defecto NO activada. Permitiria a la CE publicar ciertas normas INTERNAS (por ejemplo poner un link al documento de régimen interno de la Entidad). |
| Política de Datos Aprobada |
Por defecto SÍ activada/visible y obligatoria. Si la CE no ha proporcionado ningún texto de protección de datos (RGPD) propio, la Plataforma muestra por defecto este texto genérico (pero la CE si lo desea puede solicitar cambiarlo):
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| Riesgo Financiero Aprobado | Por defecto NO activada. Permitiria a la CE publicar ciertas normas de ámbito económico/financiero (por ejemplo vinculadas a las acciones que la CE se reserva a ejecutar en caso de impagos de las cuotas etc… ) |
| Normas Genéricas Aprobadas | Por defecto NO activada. Permitiria a la CE publicar OTRAS normas adicionales que no se correspondan con los ámbitos de las 3 anteriores… |
La configuración (activación/desactivación y obligatoriedad) de estas Cláusulas en una CE es COMUN para todos los formularios públicos de gestión societaria de la misma, es decir todos los formularios de la CE tendrán el mismo perfil de configuración a nivel de estas 4 cláusulas.
Cualquier cambio al respecto de estas cláusulas, la CE deberá solicitarlo a la entidad Coordinadora o al equipo de Soporte de la Plataforma.
- Acción de Servicio (orden de venta) → En estado BORRADOR estará siempre en blanco. Este campo se rellenará automáticamente al validar solicitudes de alta de socias en CE que son Asociaciones (ver más adelante el apartado que describe el estado PAGADO/A).
- Categoría de participación → Lo rellena automáticamente Odoo (no modificable). Se rellena automáticamente con el valor del campo Categoría de producto (pestaña Información General) de la Aportación/Cuota vinculada a la Solicitud → nos inica a qué Categoria de aportaciones ( de las 4 disponibles) pertenece la Aportación vinculada a la Solicitud.
- Modo de Suscripción → representa el tipo de membresia (vínculo societario con la CE ) que se asignará a la persona/entidad una vez PAGE la solicitud:
Lo rellena automáticamente Odoo (no modificable). Se rellena automáticamente dependiendo del valor del campo Categoría de producto (pestaña Información General) de la Aportación/Cuota vinculada a la Solicitud → Puede coger alguno de estos 4 valores (vinculado cada uno a una de las 4 categorias de Aportaciones disponibles):
| Member | Indica membresía de persona/entidad SOCIA EFECTIVA de una Cooperativa (aportación al capital OBLIGATORIO) |
| Member Associations | Indica membresía de persona/entidad SOCIA EFECTIVA de una Asociación (quota de afiliación inicial) |
| Invited | Indica membresía de persona/entidad INVITADA (sin necesidad de ser socia) a participar de las iniciativas/proyectos de una CE |
| Voluntary | Indica membresía de persona/entidad que ha hecho una aportación al Capital VOLUNTARIO de una Cooperativa. |
Este campo se utiliza básicamente para facilitar el filtrado y clasificación de los registros de Solicitudes en la vista de tipo Lista de solicitudes.
- Compañía → indica la CE a la que pertenece la Solicitud
- Pestaña de Aportación Solicitada → en estado BORRADOR está en blanco (al Validar la solicitud aparecerá aquí el documento de pago).
¶ Envío del 1er correo de Confirmación
Al crearse la nueva solicitud, automáticamente Odoo envia el 1er correo del flujo de alta de socias confirmando a la persona o entidad vinculada la recepción de la solicitud:
- Puedes ver en este documeto el contenido de este mensaje: DD - Plantillas de Correo flujo básico alta nuevas socias.
- Una copia del mensaje enviado queda visible en la parte del xatter de la ficha de la solicitud:
¶ Cómo Validar Solicitudes
ATENCION → Al inentar validar una solictud, es posible que Odoo muestre errores de validación que habrá que atender hasta poder proceder con la Validación → solicitar ayuda a las personas admins de la entidad Coordinadora de la CE o al equipo de soporte de la Plataforma en caso de dificultades en este punto.
Hay varias vias para poder validar una solicitud:
- Una a Una →Usando el botón de VALIDADO que aparece en la cabecera de la ficha de cada solicitud en estado de borrador:
- Una a Una → Usando el botón de VALIDADO que aparece en cada fila de la vista tipo Lista de solicitudes en estado de borrador.
- Masivamente → En la vista tipo Lista de solicitudes, filtrar y seleccionar las Solicitudes en estado borrador que se quieren validar > botón Acción > Validar la solicitud de suscripción: botón VALIDADO del asistente:
¶ En estado REALIZADO
Después de Validar la solicitud y pasar a estado de REALIZADO, en la solicitud cambia lo siguiente:
¶ Se crea el Contacto
Odoo usará los datos de la solicitud para crear un nuevo Contacto vinculado a esta persona/entidad en la tabla de Contactos de la CE → Módulo Contactos > Contactos:
El campo Cooperador de la Solicitud aparece rellenado automáticamente con una referencia a este nuevo contacto:
Haciendo clic al nombre de la persona/entidad en este campo saltaremos a ver los datos del Contacto desde la solicitud.
En este punto, el Contacto queda marcado como “Candidato a Cooperador”:
- Indica que se ha iniciado (validado) el proceso para que se haga socia pero se está a la espera del pago de la aportación/cuota.
- Aún no se le ha asignado su número de socia.
- La CE puede consultar la lista de Contactos que estan en este estado en el punto de menú: Contactos > Candidatos a Cooperadores
IMPORTANTE: Antes de crear un nuevo contacto, Odoo verifica si ya existe en la CE algun contacto con = NIF/CIF, y si existe:
- LO APROVECHA y lo vincula a la Solicitud (no crea/duplica un contacto nuevo sino que aprovecha el posible contacto pre-existente).
- Si en la solictud llegaron datos del contacto como email o teléfono, que difieren de los mismos datos que ya tenia el contacto pre-existente/reaprovechado, prevalecen los valores pre-existentes (si sequiren actualizar hay que hacerlo manualmente)
Dependiendo de si la solicitud es de persona física o de entidad/empresa al crear el contacto, el comportamiento es algo distinto:
- Caso de uso de la variante de formulario para persona física de la Aportación/cuota vinculada a la Solicitud → se crea un único contacto para la Persona.
- Caso de uso de la variante de formulario para persona jurídica de la Aportación/cuota vinculada a la Solicitud → se generan 2 Contactos distintos:
- El de la propia entidad/empresa → que es el que queda vincuilado a la solicitud.
- Otro vinculado a la persona Representante Legal de la entidad/empresa (este contacto queda vinculado como “contacto hijo” del de la entidad/empresa)
Para profundizar en los registros de los Contactos vee este doumento: DD - Campos de gestión societaria en la ficha de un Contacto
¶ Datos no modificables
En estado de REALIZADO, los campos de la solicitud quedan en modo de LECTURA (no modificables)
Toda la información recogida en la solicitud de la persona/entidad se ha traspasado al Contacto correspondiente y a partir de ahora es en el Contacto donde hay que gestionar/mantener sus datos.
Los datros de la solicitud quedan como registro histórico de la informaciój inicial que la persona/entidad entró en el formulario de alta el dia que lo envió.
¶ Se crea el documento de pago
En la pestaña Aportación Solicitada, en la parte inferior de la ficha de la solicitud, aparece el documento de pago en estado No pagado:
También está accesible desde en la lista de documentos de pago societarios de la CE → menú Gestión Aportaciones > Registro pago.
Si entramos en este documento vemos lo siguiente (ejemplo de pago de una aportación obligatoria al capital social a pagar por transferencia):
- En odoo, internamente, estos documentos se manejan/comportan como si fuesen facturas → a pesar de que legalmente NO SON FACTURA,
- Se les asigna una secuencia numérica que empieza por CS/20##/##
- A nivel contable estos documentos quedan agrupados en el diario contable de la CE llamado “Capital Social” → lo encontrarás en el módulo de Facturación/Contabilidad>Tablero.
- Los datos de la línea del documento son los de la Aportación/cuota vinculada a la solicitud (nombre producto, cantuiad, precio e importe)
- Las aportacuines/cuotas NO llegvan ningún codigo de impuesto (IVA) → se asume que estan exentos.
- A nivel Contable el importe de la deuda de la persona/entidad se imputa (haber) contra la cuenta:
- 100000 en caso de que la CE sea Cooperativa
- 720000 en caso de que la CE sea Asociación o Cedad Vecinal
¶ Se envía el 2º mail de Instrucciones de pago
Se envía a la persona o entidad/empresa el 2o correo del flujo de alta de socias de la solicitud solicitando el pago de la Aportación/cuota.
Dependiendo del modo de pago que tenga configurada la Aportación/cuota vinculada a la Solicitud, el mensaje del correo se configura automáticamente para proporcionar las instrucciones de pago relativas a uno u otro modo de pago → ver en este documento el contebnido que por defecto tienen estos mensajes: DD - Plantillas de Correo flujo básico alta nuevas socias.
Una copia del mensaje enviado queda registrada en la parte del xatter de la ficha del documento de pago:
¶ Dar por pagada la solicitud
La manera de dar por pagada una solicitud es proceder a marcar como PAGADO su documento de pago
La manera de hacerlo depende de si la CE lleva su contabilidad usando el Odoo de la Plataforma ( es decir, tiene contratado el servicio de Contabilidad integral) o no
¶ Opción 1: CE sin la Contabilidad en Odoo
En el módulo Socias: Gestión aportaciones → Registro de pago:
- Busca el documento de pago vinculado a la Solicitud → abre la ficha del documento.
- Haz clic en el botón REGISTRAR PAGO → se abre este asistente:
- Selecciona el método de pago: Manual inbound
- Asegúra que la fecha de pago es la correcta → debe coindidir con la fecha en que la persona/entidad hizo el ingreso en el banco.
- Si la CE sólo tiene UNA cuanta bancaria dada de alta → esta aparecerá ya por defecto seleccionada a nivel de los campos Diario y Cuenta bancaria destinataria → si la CE tiene >1 banco tendrás que seleccionar el diario y cuentas del banco donde quieres registrar el ingreso.
- Confirma via CREAR PAGO.
Ahora el documento de pago queda marcado como PAGADO:
¶ Opción 2: CE con la Contabilidad en Odoo
Si la CE realiza toda su contabilidad integral en el Odoo de la Plataforma:
1) Las personas admins de la CE proceden periódicamente a Importar en Odoo los extractos bancarios de la cuenta bancaria de la CE (desde la banca electrónica de la entidad)
2) una vez ya se ha importado en Odoo la línea de extracto que identifica el COBRO en la CE del importe de la Solicitud que queremos dar por pagada → hay que proceder a Conciliar esa línea de extracto con el asiento contable vinculadio al documento de pago.
Para más detalles de como proceder ver estos 2 apartdados de la documentación de Facturación/Contabilidad:
¶ En estado PAGADO/A
Después de registrar el pago de la aportación, la solicitud pasa a estado de PAGADO/A, y sucede lo siguiente:
¶ Contacto ya es socia efectiva
Si desde la Solicitud saltamos a ver la ficha del contacto, veremos los siguientes datos de vínculo societario entre el Contacto y la CE:
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La pestaña Solicitudes de Suscripción de la ficha del Contacto muestra la lista de Solicitudes que hasta la fecha han llegado de esta persona/entidad (de cualquiera de las 4 Categorias) |
¶ Se envia el 3er mail de bienvenida
Ver en este documento el contenido del 3er mensaje de Bienvenida que se envía a la persona/entidad en el momento de dar por pagada la solicitud.
Una copia del mensaje enviado queda registrada en la zona del xatter de la ficha del Contacto:
