¶ Contexto
Este Manual de usuaria se contextualiza en el procedimiento operativo: PO - Flujo de alta de una nueva socia en una CE (Cooperativas y Asociaciones)
Describe como proceder a crear y configurar las Aportaciones/cuotas a disposición de la CE.
El manual se centra en las Aportaciones de la categoria usada para el flujo de ALTA DE NUEVAS SOCIAS en CE que son Cooperativas, es decir Aportaciones obligatorias.
Para configurar aportaciones de las otras 3 categorias disponibles ( cuotas iniciales Asociaciones, registro invitadas y Ap.Voluntarias ) se siguen los mismos pasos descritos para las Obligatorias pero con algunas particularidades que se describen en los 3 apartados finales de este mimo manual:
- Configurar Cuotas iniciales de Afiliación → para alta de socias en CE que son Asociación o Comunidad de Vecinos.
- Configurar Voluntarias
- Configurar Inviadas
Esta acción suele recaer en las personas que tienen el rol de administradoras de CE o administradoras de entidades Coordinadoras de CCEE
Ver otras opciones de configuración que también afectan a la gestión societaria de la CE:
¶ Acceder a las Aportaciones de la CE
Las Aportaciones/cuotas de una CE están accesibles desde este punto de menú: Configuración > Tipo de Acción→ Lleva a una vista de tipo tarjetas con cada una de las distintas aportaciones/cuotas sociatarias disponibles en la CE → Al hacer clic en cualquiera de las tarjetas se abre la ficha de la Aportación con todos sus campos.
¶ Categorias de Aportaciones
De todos los campos disponibles en la ficha de una Aportación (ver siguiente apartado) el más DETERMINANTE es el de “Categoria de Producto”:
Este campo determina a qué categoria de Aportación, de las 4 disponibles, pertenece la Aportación → ver DD - Categorías de aportaciones societarias disponibles
IMPORTANTE → Toda Aportación que se cree en una CE debe asignarse obligatoriamente a una de las 4 categorias → pero dependeiendo de la forma jurídica que tenga la CE hay que considerar lo siguiente:
| Cooperativas |
Sólo tiene sentido que cree Aportaciones vinculadas a estas 3 categorias:
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| Asociaciones o Comunidades de Vecinos |
Sólo tiene sentido que cree Aportaciones vinculadas a estas 2 categorias:
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¶ Campos/datos de la Aportación
- En GRIS-rallado → campos que no hay que considerar → dejar por defecto el valor que aparece en este pantallazo para estos campos.
- En AZUL → campos que definen la tipología/descripción/identificación de la aportación
- En ROJO → campos que definen el precio/cantidad/impuestos a cobrar para la aportación.
- En VERDE → campos que definen el vínculo/comportamiento entre la aportación y los formularios web
¶ Campos descriptivos
Campos que definen la tipología/descripción de la aportación:
| Nombre del producto [OBLIGATORIO] |
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| Producto de gestión societaria (aportación o cuota) |
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| Categoría del producto [OBLIGATORIO] |
Es el campo más determinante → Debe apuntar a alguna de las 4 categorias disponibles → Ver apartado anterior Categorias de aportaciones |
| Referencia interna [OBLIGATORIO] |
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| Nombre corto [IMPRESCINDIBLE] |
 … por lo que se recomineda gestionar bién estos Nombres cortos en las aportaciones de la CE ya que son la clave para luego poder Clasificar/Categorizar la lista de Contactos en función del tipo de vínculo societario (membresia) que cada cual tiene con la CE.
|
| Notas Internas |
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¶ Campos de precio
Campos que definen el precio/cantidad/impuestos a cobrar para la aportación.Acciones habituales:
| Precio de venta |
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| Impuestos del cliente |
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| Cantidad mínima |
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| Forzar cantidad mínima |
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| Payment Mode |
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¶ Campos de formularios
Campos que definen el vínculo/comportamiento entre la aportación y los formularios web (Ver también: MU - Configurar formularios web (genéricos i/o específicos))
| Enviar al formulario web genérico |
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| Activar formulario web específico |
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| Producto por defecto en el formulario genérico |
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| ? Puede ser suscrito por las empresas ¿ |
|
| ? Puede ser suscrito por particulares ¿ |
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¶ Otros campos avanzados
¶ Cuentas contables
La pestaña Contabilidad de la ficha da acceso a estos 2 campos: Cuenta de ingresos y Cuenta de gastos
La CE los puede usar para FORZAR que los documentos de Pago que esten vinculados a la aportación imputen el importe pagado a una cuenta contable PERSONALIZADA
Por defecto estos campos están en BLANCO ya que las cuentas contables de Ingresos/Gastos de cada Aportación vienen determinadas por la Categoria a la que pertenece la Aportación → estos valores son:
- Aportaciones obligatorias al Capital Social → 100000 Capital Social.
- Cuotas iniciales de Afiliación (Asociaciones) → 720000 Cuotas de asociados y afiliados.
- Registro de personas Invitadas a participar → 100000 (Cooperativas) o 720000 (Asociaciones).
- Aportaciones voluntarias al Capital Social → 100100 Capital Social voluntario.
¶ Campos de Asociaciones
Las aportaciones que pertenec
¶ Acciones habituales
¶ Crear nuevas Aportaciones/cuotas
Depende de la Categoria de la aportación a crear…
¶ Para Aportaciones obligatorias, Aportaciones voluntarias y Registro de personas Invitadas a participar
NO usar el botón de +NUEVO de la vista de Aportaciones ( Configuración > Tipo de Acción ) para crearlas.
Se recomienda CREAR nuevas aportaciones por la via de DUPLICAR alguna de las pre-existentes que pertenezca a la MISMA CATEGORIA de aportaciones → para ello:
- Entrar en la ficha de una Aportación pre-existente que pertenezca a la misma categoria de la nueva que quieres crear
- Botón Acción > Duplicar → la ficha pasa a cargarse con loa datos de la NUEVA aportación
- Modificar todos los campos a conveniencia siguiendo los criterios descritos en el apartado Campos/Datos de la Aportación de este mismo manual → pero ten en cuenta que al hacer el duplicado, la nueva aportación aparece:
- con el mismo nombre de la usada como base de la copia pero con el sufijo “(copia)” añadido al final.
- con el campo Referencia interna en blanco.
- el resto de campos conservan el mismo valor de la copiada.
¶ Para Cuotas iniciales de Afiliación (Asociaciones)
Estas aportaciones son especiales pués llevan vinculado el automatismo de generar CONTRATOS de facturación recurrente (anual) al dar por pagadas sus Solicituides
Seguir este manual tecnico (o solicitar ayuda al equipo de Soporte de la Plataforma ): MU - Crear nuevas cuotas de afiliación inicial para asociaciones
¶ Cambio de precio
Al cabo de los meses/años la CE tendrà la necesidad, por ejemplo de, cambiar el precio que cobra para la/s aportacién/nes que usa para alta de nuevas socias o para las campañas de aportaciones Voluntarias …
Pero hay que tener en cuenta que una vez creada una aportación con un precio determinado → si esta aportación ya se ha usado en la CE en solicitudes de inscripciones en estado superior a BORRADOR (es decir REALIZADO o PAGADO/A)→ NO SE RECOMIENDA MODIFICARLE EL PRECIO A POSTERIORI !! :
- Ello implicará que TODAS las solicitudes pre-existentes, que tienen esta aportación vinculada, automáticamente cambiarán MASIVAMENTE su valor e importe en el listado de solicitudes de la CE→ hacerlo SOLO en caso de que esta Aportación/Cuota AUN NO SE HAYA USADO en solicitudes en estado superior a BORRADOR (es decir que NO exista aún ninguna solicitud en estado de REALIZADO o PAGADO/A para esta aportación/cuota a la que se desea cambiarle el precio).
- Si necesitas cambiar el precio para una Aportación/cuota para la que CE ya dispone de Solicitudes en estados de REALIZADO o PAGADO/A, es preciso GENERAR UNA NUEVA aportación/Cuota, vía duplicar el registro de la Aportación/Cuota pre-existente → ver apartado Crear nuevas Aportaciones/cuotas
- Si la Aportación pre-existente ya NO quieres que se use más (porque conserva el precio antiguo) → ver apartado Archivar/eliminar aportaciones.
¶ Archivar/eliminar aportaciones
Cuando necesitamos asegurar que una aportacion no se use más en la CE:
- Si no se ha llegado a usar → es decir que no hay en la lista de solicitudes de la CE ninguna solicitud en estado superior a BORRADOR (REALIZADO o PAGADO/A) vinculada a esta Aportacioón → puedes directamente ELIMINARLA: entra en su ficha > botón Acción > Eliminar
- En caso contrario:
1º) Desmarcale los 2 campos de vinculo de la Aportación con los formularios (genéricos/específicos) para asegurarte que ya no está accesible via los formularios web:
2º) Archívala para que ya no aparezca visible en el listado de aportaciones: entra en su ficha > botón Acción > Archivar
¶ Ofrecer 2 modos de pago
Normalmente la manera en que una CE decide cobrar las aportaciones a sus socias es una decisión contable de la propia CE y si se decide por GIRO o TRANSF, se suele aplicar la forma decidida a TODAS las aportaciones existentes en la CE
Pero si la CE quiere ofrecer la posibilidad de que las socias decidan cómo quieren pagar una aportación, entonces → Si por ejemplo ya tengo en la CE la aportación Aportación al Capital Social y quiero ofrecer la posibilidad a las perosas/entidades de que escojan como quieren pagarla para hacerse socias:
1) Genero un duplicado de esta aportación (ver apartado Crear nuevas Aportaciones/cuotas)
Ahora tengo 2 aportaciones idénticas que las configuro de este modo:
| Nombre del producto | Referencia interna | Payment Mode |
| Aportación al Capital Social - Transferencia | CS-Tranf | Cobro por transferencia |
| Aportación al Capital Social - Giro | CS-Giro | Cobro por emisión recibo domiciliado |
Nota: a convenir se podrían poner percios distintos para cubrir los costes de gestión de los giros por parte de la CE
2) Me aseguro que ámbas estén activadas para el formulario GENÉRICO de su categoria:
3) Si quiero que la forma de pago PREFERENTE ( la que aparezca por defecto seleccionada en el cajetín) sea por ejemplo Tranferencia → debo marcar este campo sólo en la aportación que tiene la Transferencia asignada:
4) Configuro los formularios web (ver: MU - Configurar formularios web (genéricos i/o específicos)) para que:
- SÍ muestren el cajetín de selección de aportaciones.
- Personalizar el texto/párrafo de la cabecera de los formularios para indicar a lla persona/entidad que aunque por defecto se ofrece pago por transferencia, si quiere, puede desplegar y seleccionar la opción de pago por Giro
Aquí un ejemplo de como quedaria el cajetín de selección de aportaciones en el formulario GENERICO:
Según la aportación escogida en el cajetín, el formulario automáticamente expresa las instrucciones de pago correspondientes en la cabecera del mismo:
- Caso transferencia:
- Caso Giro:
En caso de seleccionar la aportación via GIRO, adicionalmente, se añade al formulario esta sección para pedir IBAN y la autorizaciḉon SEPA:
¶ Vincular Aportación a formulario (GENERICO)
Si la CE crea una nueva aportación de cualquiera de las 4 Categorías de aportaciones, y quieres vincularla al formulario web GENÉRICO de su categoría → debes:
- Acceder a la ficha de la Aportación y mantener los campos que configuran este vínculo con el formulario GENERICO.
- Revisar qué personalizaciones quieres hacer sobre el formulario.
- Revisar qué vía de acceso público al formulario quieres activar/usar para que las personas/entidades candidatas a suscribir la aportación puedan acceder a ella.
¶ Activar form. ESPECIFICO
Si la CE crea una nueva aportación de cualquiera de las 4 Categorías de aportaciones, y (a parte del formulario genérico de su Categoría) quieres disponer de un formulario web ESPECÍFICO sólo de esta nueva categoría, debes:
- Acceder a la ficha de la Aportación y mantener los campos que configuran este vínculo con el formulario ESPECÍFICO.
- Revisar qué personalizaciones quieres hacer sobre el formulario.
- Revisar qué vía de acceso público al formulario quieres activar/usar para que las personas/entidades candidatas a suscribir la aportación puedan acceder a ella.
¶ Configurar Cuotas Iniciales (Asociaciones)
Aplica todo lo expuesto en los apartados anteriores, pero con con las siguentes particularidades:
- Estas aportaciones tienen la principal particularidad de estar vinculadas a una plantilla de contrato de facturación recurrente
- En la ficha de la Aportación aparecen 3 campos adicionales:
- Tipo de Pack y Es un contrato → No hacer caso → son campos técnicos que identifican esta Aportación como CAI.
- En el campo Plantilla de contrato, haciendo click sobre el nombre de la plantilla abre la ficha de la plantilla → la plantilla permite configurar lo siguiente:
- Se encarga de que cada vez qeu una persona/entidad hace una solicitud de socia suscribiendo esta aportación, al pagarla, de genere en Odoo un contrato de facturación recurrente vinculado a esta persona/entidad que se encaragará de emitir automáticamente una factura anual para el cobro de la cuota recurrente de afiliación.
- Define el dia fijo del año en que cada año se generaran las facturas recurrentes.
- Define el PRECIO a cobrar anualmente para esta cuota anual de afiliacion (CAR)
A continuación de describe como acceder a esta información gestionada desde la plantilla…
¶ Dia fijo de cobro y precio de la cuota recurrente (CAR)
ATENCIÓN: no modificar los valores de la plantilla de contrato de un CAI sin consultar antes al equipo de Soporte IT de SomComunitats.
Si accedemos a la Plantilla, el el apartado LÍNEAS DE PLANTILLA DE CONTRATO es donde queda reflejado el producto de tipo CAR (cuota anual recurrente de afiliación ) que está relacionado con este CAI:
Y si entramos en la línea del CAR, vemos que es donde se establece el día fijo del año en que se generarán las cuotas recurrentes anuales para las personas que se hagan socias a través de este CAI:
El importe a pagar por las socias vinculado a este CAR, no se guarda en la plantilla del contrato sinó que se guarda en la Tarifa de Precios de venta de la CE → se accede a través de módulo Comunidades Energéticas > Configuración > Listas de Precios:
Y dentro podemos acceder a los precios de los CAR:
Si modificamos este precio en la tarifa, afectará sólo a las FUTURAS facturas de CAR para quotas RECURRENTES que aún no han sido generadas por cada contrato de cada socia.
¶ Configurar Voluntarias
Aplica todo lo expuesto en los apartados anteriores, pero con con las siguentes particularidades:
- De momento, para estas aportaciones, sólo se admite el modo de pago por emisión de GIRO bancario (no por transferencia).
- NO se envían los 3 correos de societaria descritos para las otras categorias de Aportaciones (1º) Confirmación recepción, 2º) Instrucciones de Pago y 3º) Bienvenida), sino que sólo se envían 2 comunicaciones:
- 1º) Correo de Confirmación recepción → se envía automáticamente al recibir la soclicitud.
- 2º) Correo de Aviso de cobro imminente + agracedicmiento → se envía automáticamente al VALIDAR la solicitud → Aquí un ejemplo:
- Los formularios web vinculados a las aportaciones voluntarias, tanto genéricos como específicos:
- NO tienen las 2 variantes para físicas/jurídicas → para simplificar se recomienda usar los botones de acceso para físicas de la ficha de cada Aportación para capturar/copiar las URLs' de estos formularios (ámbos botones llevan a la misma/única versión del formulario)
- Asumen que la persona/entidad que rellena el formulario YA ES SOCIA efectiva de la CE:
- Por tanto el único dato que piden para identificarla es su NIF (y un correo)
- Si al eviar el formulario se detecta que la persona NO es aún socia de la CE se le muestra una advertencia indicando que antes debhe proceder a vincularse como socia con la CE
- Por defecto estan configurados para:
- SÍ MOSTRAR, por defecto, el apartado de selección de la aportación en el formulario.
- Sí poder seleccionar/cambiar, por defecto, la cantidad de aportaciones a suscribir/pagar.
¶ Configurar Invitadas
Aplica todo lo expuesto en los apartados anteriores con las siguentes particularidades:
- Por defecto se asume que el precio de estas aportaciones sea de 0.- € (ya que estamos invitando a personas a participar) → ello implica:
- Al VALIDAR las solicitudes de estas aportaciones en Odoo:
- Estas pasarán automáticamente al estado de PAGADO/A.
- Al saltarse el estado de REALIZADO → no se envía el 2º correo a la persona/entidad con las instrucciones de pago.
- Al VALIDAR las solicitudes de estas aportaciones en Odoo:
- Opcionalmente, si la CE lo determina, sí que se podría poner un precio distinto de 0.- para que las personas invitadas a participar paguen igualmente una cupta inicial (aunque igualmente no se convertiran en socias de la CE) → si se pone un precio entonces el comportamiento de la solicitud será el habitual como el de las de socias (habrà que pasar por la etapa de REALIZADO y confirmar el PAGO en Odoo).