¶ Descripción y dependencias
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En este Procedimiento Operativo (PO) se describe el flujo básico a seguir para dar de alta una nueva socia en una CE. A lo largo de este mismo flujo se diferenciaran 2 variantes:
Otros documentos de referencia:
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¶ Infograma general
En este infograma se muestran las 3 FASES operativas del flujo BÁSICO de alta de socias en una CE :
Para que este flujo operativo funcione, previamente las personas ADMINS de la CE deben de haber revisado y configurado correctamente los distintos parámetros configurables del módulo de Socias/Gestión Societària:
¶ Procedimiento Operativo Básico
¶ Fase 1: Recibir solicitud
¶ 1.1 Vías de captura de solicitudes
Los siguientes apartados describen las 3 formas de recibir solicitudes de personas o entidades/empresas que quieren hacerse socias de la CE:
¶ 1.1a. Desde los formularios web
Es la vía regular/habitual para la captura de nuevas socias en el día a día de la CE → las personas/entidades candidatas a socias, encuentran la CE en los mapas de CCEE de la Plataforma y desde la ficha del punto de mapa de la CE o desde la página de Landing de cada CE, pulsan los botones que cargan los formularios web:
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Botones de acceso a los formlarios en la ficha del punto de mapa de la CE  |
Botones de acceso a los formularios desde la página de landing de una CE:  |
AQUÍ un ejemplo de uno de estos formularios (caso de formulario para alta de una persona física en una CE que es Cooperativa y vía el pago de una aportación incicial configurada para ser pagada por trasferencia).
Para profundizar ver documento: DD - Acceso público a los formularios de captura de solicitudes de socias
¶ 1.1b. Creándolas manualmente en Odoo
Aunque no es lo recomendable, para casos puntuales/especiales, las personas administradoras de la CE pueden crear manualmente solicitudes directamente en Odoo, sin pasar por los formularios.
Para profundizar ver manual de usuària: MU - Crear manualmente Solicitudes de suscripción.
¶ 1.1c. Importando masivamente solicitudes desde una plantilla excel
Cuando una CE entra en la Plataforma pero ya está previamente constituïda y dispone ya de su Libro de socias → en este caso se procede a importar masivamente las socias pre-existentes de la CE en forma de solicitudes a través de una plantilla de excel
Para profundizar ver manual de usuària: MU - Importar masivamente solicitudes de suscripción
¶ 1.2 Creación de la Solicitud
Por cualquiera de estas vías, la nueva solicitud quedará registrada en esta vista de Odoo: Módulo Socias > Gestión aportaciones > Solicitud de suscripción:
Las nuevas Solicitudes aparecen en Estado = Borrador, esperando a ser validadas por las personas administradoras de la CE.
Para profundizar ver estos documentos:
¶ 1.3 Envío del correo de Confirmación
Al crearse en Odoo una nueva solicitud, automáticamente Odoo envia el 1er correo del flujo de alta de socias confirmando a la persona o entidad vinculada la recepción de la solicitud
Para profundizar ver documento: DD - Plantillas de Correo flujo básico alta nuevas socias.
¶ Fase 2: Validar Solicitud
¶ 2.1 Persona admin de CE valida la Solicitud
Una vez la persona admin de la CE, ha recibido copia del correo electrónico de confirmación de recepción de una nueva solicitud, ésta puede entrar en Odoo para:
1) Revisar los datos de la/las nuevas solicitudes de socias recibidas (estado de Borrador)
2) si los datos son consistentes, proceder a VALIDARLAS.
Para profundizar ver documento: MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias (ver apartado de Cómo Validar las solicitudes)
Al validar una solicitud, ésta pasa a estado de REALIZADO y suceden 3 cosas más que se describen a continuación:
¶ 2.2 Se crea el Contacto
Al validarla, se crea en Odoo el registro del Contacto ( módulo de Contactos > Contactos ) con los datos de la persona o entidad/empresa candidata a socia y éste se vincula a la Solicitud en su campo Cooperador → el Contacto queda marcado como “Candidato a Cooperador”
Consideraciones adicionales:
- Al validar la solicitud, Odoo verifica si ya existe en la CE algun contacto con = NIF/CIF, y si existe, LO APROVECHA y lo vincula a la Solicitud (no crea/duplica un contacto nuevo sino que aprovecha el posible contacto pre-existente).
- Al validar la solicitud, ésta ya no se puede modificar (todos sus datos pasan a ser de lectura)→ a partir de ahora quien representa a la persona/entidad candidata a socia es el Contacto.
Para profundizar ver documento: MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias (ver apartado de Solicitudes en estado REALIZADO )
¶ 2.3 Se crea el documento de pago
Al validarla, se crea el documento de pago en estado No pagado a la espera de verificar que ha sigo pagado port parte de la persona o entidad/empresa.
El documento de pago queda registrado en este apartado/pestaña Aportación Solicitada inferior de la ficha de cada Solicitud:
Para profundizar ver documento: MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias (ver apartado de Solicitudes en estado REALIZADO )
¶ 2.4 Se envía el 2º mail de Instrucciones de pago
Se envía a la persona o entidad/empresa el 2o correo del flujo de alta de socias de la solicitud solicitando el pago de la Aportación/cuota (distinto mensaje en función del modo de pago de la solicitud).
Para profundizar ver documentos:
MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias (ver apartado de Solicitudes en estado REALIZADO )
¶ Fase 3: Registrar pago
¶ 3.1 Dar por pagada la solicitud
Normalmente, las personas admins de la CE saben que una candidata a socia ya ha pagado la aportación:
- Porque la persona/entidad ha enviado un mail a la CE con el comprobante o simplemente avisando del pago.
- Porque detecta en la banca online de la cuenta bancaria que se ha recibido un ingreso.
Ahora hay que registrar el pago en Odoo→ 2 opciones:
- si la CE lleva su contabilidad con el Odoo de la Polataforma →Importar extracto bancario + concilar la línea de extracto con documento de pago.
- En caso contrario → Acceder al documento de pago y simplemente marcarlo como ya pagado.
Al dar por pagada la soclitud sucede automáticamente lo siguiente:
- El Contacto vinculado a la persona/socia se convierte en SOCIA efectiva y se le asigna nº de socia
- Se envia el 3er mail de bienvenida.
Para profundizar ver documento: MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias (ver apartado de Dar por pagada la solicitud)
¶ 3.2 Contacto es socia efectiva
El Contacto vinculado a la persona/entidad que ha entrado la solicitud pasa de “Candidato a Cooperador” a “Socia Efectiva” y ya aparece el los listados oficiales de socias de la CE
Para profundizar ver documento: MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias (ver apartado de en estado PAGADO/A )
¶ 3.3 Se envia el 3er mail de bienvenida
Se envía a la persona o entidad/empresa el 3o correo del flujo de alta de socias de la solicitud dando la bienvenida a la persona /entidad.
Para profundizar ver documentos:
MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias (ver apartado de Solicitudes en estado PAGADO/A )
¶ Fase 0: Configuraciones
ANTES de que una CE empiece a usar los recursos de gestión societaria en la Plataforma debe de haber revisado y configurado correctamente una serie de parámetros y elementos que van a determinar el comportamiento y las opciones que la CE ve a disponer en este contexto de la gestión de sus socias.
¶ 0.1 Configurar Aportaciones
Cada solicitud de suscripción esta vinculada a UNA determinada Aportación/cuota societaria → la configuración de cada Aportación/cuota determinará la “manera” en que la persona/entidad va ha hacerse socia de la CE a través de la Solicitud que lleva vinculada esa Aportación → en la ficha de cada Aportación/cuota se define, por ejemplo:
- El importe que la persona/entidad debe pagar a través de esta Aportación.
- El modo de pago que queremos articular para que la persona/entidad nos la pague.
- La tipología de socia (membresia) que va a definir el vínculo final de la persona/entidad con la CE ( socia efectiva o solo invitada a participar)
- A través de qué formularios web/públicos las personas/entidades van a poder acceder a seleccionar esta aportación/cuota para solicitar suscriburse a la CE.
Las Aportaciones/cuotas de una CE están accesibles desde este punto de menú: Configuración > Tipo de Acción
Cuando se da de alta una nueva CE en La Plataforma, ésta encontrará ya creadas por defecto algunas Aportaciones/cuotas bàsicas para que la CE pueda empezar a usarlas → pero las personas admins de la CE pueden en cualquier momento generar nuevas aportacciones o modificar las pre-existentes si lo necesitan.
Para profundizar ver documentos: MU - Configurar Aportaciones/cuotas societarias
¶ 0.2 Configurar formularios Web
Al configurar una Aportación (ver apartado anterior) se determina en qué formularios públicos esta aportación va a estar disponible para ser seleccionada por las personas/entidades que se aproximan a la CE para hacerse socias o participar en la misma.
Ver este documento para saber cómo las personas/entidades pueden acceder a formularios públicos: DD - Acceso publico a formularios de captura solicitudes de socias
Hay varios aspectos de estos formularios que son configurables por parte de las personas admins de la CE→ por ejemplo los textos de cabecera de los mismos (la Plataforma solo propone unos textos por defecto) entre otros …
Para profundizar ver: MU - Configurar formularios web (genéricos i/o específicos)
¶ 0.3 Otros parámetros globales
Hay otras configuraciones/parámetros de Odoo que afectan a la gestión societaria de la CE:
- No estan accesibles para que las personas admins de CE podáis cambiarlos directamente→ requieren de la intervención del equipo de Soporte de la Plataforma.
- Sin embargo, és importante que conozcas estas opciones para usarlas si lo necesitáis.
- De momento debes solicitarlo a vuestra entidad Coordinadora o al equipo de soporte de la Plataforma: soporte@somcomunitats.coop.
- Nota: la intención de la Plataforma es ir habilitando el acceso a estas configuraciones para las personas que soys admin de CE o de Coordinadora.
Para profundizar ver: MU - Configuraciones avanzadas de la gestión societaria
¶ Gestiones Societarias adicionales
En esta sección se hace referencia a otras acciones/gestiones complementarias de la gestión societaria de una CE.
Nota: Se recomienda revisar este documento DD - Menus, vistas y acciones disponibles en el módulo de socias , para hacerse una idea GLOBAL de todas las funcionalidades que aporta el módulo de gestión societaria (SOCIAS) de Odoo.
¶ Imprimir libro de socias
Ver AQUÍ como imprimir el Listado oficial de socias de la CE
¶ Obtener certificado de socia
Ver AQUÍ como obtener i enviar a una socia su certificado de Aportaciones
¶ Dar de baja de una socia
Para profundizar en la gestión de dar de baja una persona socia de la CE, ver estos documentos:
- Entender el punto de menú de Operaciones societarias.
- Manual de usuaria para gestionar bajas de socias: MU - Devolución aportación de Capital o Baja de socia
¶ Adjuntar documentos a las socias
En este apartado verás cómo adjuntar documentación (DNI, SEPA, …) a los contactos.
Dirígete al apartado Contactos y filtra por socias (o quienes quieras):
Una vez aplicado el filtro, selecciona la persona a la cual quieres adjuntar documentación y clicas en adjuntar documentación:
Se te abrirá una ventana emergente para seleccionar el fichero a subir. Una vez seleccionado, quedará adjuntado en la ficha.
Para consultarlo, descargarlo o eliminarlo, clica otra vez al botón de adjuntar archivos y podrás hacer la acción requerida:
