¶ Contexto
Este Manual de usuaria se contextualiza en el procedimiento operativo: PO - Flujo de alta de una nueva socia en una CE (Cooperativas y Asociaciones)
Se muestra como importar masivamente desde un archivo EXCEL nuevas solicitudes de suscripción de NUEVAS socias (Ap. Obligatorias de Cooperativas o Quotas iniciales de Afiliación de Asociaciones o Aportaciones para capturar personas Invitadas a participar) en una CE
ATENCIÓN: para la importación masiva de Aportaciones al Capital Voluntario (Estas aportaciones requieren que la persona o entidad/empresa vinculada a la solicitud ya exista préviamente en Odoo como socia efectiva de la CE) consultar ESTE apartado del presente Manual.
Normalmente se hace cuando una CE quiere entrar en la Plataforma pero ya tiene su propio libro de socias pre-existente y se requiere un proceso de MIGRACION inicial para cargar en el Odoo de la CE registros masivos desde otros recursos externos (a veces a parte del listado inicial de socias, la migración pueda implicar la importación de otros registros como asientos contables etc…).
También puede usarse para la carga masiva de aportaciones Voluntarias al capital social que se habían hecho en la CE antes de que esta entrase en la Plataforma.
Esta acción suele recaer en las personas que tienen el rol de administradoras de CE o administradoras de entidades Coordinadoras de CCEE con la ayuda de los equipos de Soporte de la entidad Coordinadora i/o de la Plataforma
¶ Importar Ap. Obligatorias (nuevas socias)
¶ 1) Contactar con Soporte
IMPORTANTE → si cres que en una CE necesitáis implementar un proceso de MIGRACION de registros de socias pre-existentes, antes de proceder es imprescindible que lo comuniques a la entidad Coordinadora de tu CE o al equipo de Soporte de Som Comunitats (correo a: soporte@somcomunitats.coop) para que os ayuden a:
1) analizar la situación y a establecer la mejor estrategia para este proceso de migración ya que hay diversas casuísticas a tener en cuenta.
2) rellenar correctamente la plantilla de importación según el tipo de solicitudes que necesitéis cargar masivamente (nuevas socias, ap.voluntarias, invitadas)
¶ 2) Rellenar la plantilla
Descargar esta plantilla de EXCEL al disco de vuestro ordenador.
Para cada socia a importar hay que rellenar los datos de una fila en el excel.
Consideraciones generales al alimentar la plantilla:
- La 1ª fila tiene los nombres de columnas
- La 2ª y 3ª fila son EJEMPLOS con una muestra de datos para los siguientes casos:
- FILA 2 → muestra de datos para una solicituid de socia de tipo Persona Física (particular)
- FILA 3 → muestra de datos para una solicituid de socia de tipo Persona Jurídica (entidad o empresa)
- IMPORTANTE 1→ hay 2 columnas del excel ( share_short_name y share_product_id ) que hacen referencia a la Aportación societaria que la persona/entidad suscribirá en la solicitud → No se pueden poder filas en el excel que hagan referencia a Aportaciones societarias que NO existan previamente en Odoo → és decir, antes de cargar filas en el excel hay que asegurar-se que en Odoo ya se han creado todas las Aportaciones societarias que necesitemos usar/referenciar desde las filas del excel.
- IMPORTANTE 2 → La plantilla de excel está diseñada bajo la hipótesis de que tanto el usuario de Odoo que la rellena como el que la va a usar para importar-la (del equipo de la Coordinadora o de Soporte de Som Comunitats), tienen su usuario de acceso a Odoo configurado con CASTELLANO como idioma de trabajo en Odoo → por favor, si habitualmente usas CATALÁN o EUSKARA en tu usuario de Odoo, pásate a CASTELLANO momentáneamente mientras preparas o importas esta plantilla (Nota: se puede hacer en CA o en EUS pero entonces algunos valores de la plantilla hay que ponerlos exactamente en su traducción CA o EU de Odoo i para simplificar sugerimos documentarlo y hacerlo en ES)
- En la siguiente tabla detallamos el significado de cada columna del Excel → ATENCION:
- En verde el nombre de las columnas para las que hay que interpretar de forma distinta en funcion de si la fila es de socia Particular o de socia Entidad/Empresa.
- En rojo el nombre de las columnas que sólo hay que alimentarlas en caso de que se trate de una fila para una socia de tipo Entidad/Empres
| Nombre Columna | Muestra Persona Física (fila 2) | Muestra Empresa/Entidad (fila 3) | Comentario | Valores posibles |
| Numero de socia actual | 5 | 24 | No se importarà esta columna en Odoo. Sólo informarlo en caso de importar masivamente socios pre-existentes. Se usarà para saber en qué ORDEN hay que proceder a VALIDAr/PAGAR las solicitudes en Odoo y así respetar las asignaciones de números actuales. | |
| lang | Spanish / Español | Catalan / Català | Idioma en que la persona/empresa candidata a socia desea recibir las comunicaciones. |
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| Maria.Murcia@gmail.com | JuanaCartagena@gmail.com |
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| phone | 623689517 | 936528745 |
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| vat | 46658741Q | F84196070 |
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| firstname | Maria | Joana |
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| lastname | Murcia López | Cartagena Pujol |
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| birthdate | 06/09/1971 | 23/03/1968 |
Nota: en caso de no disponer de este dato (obligatorio informarlo en el excel) puedes simplemente poner la fecha de hoy (por ejemplo) o una fecha inventada para poder proceder con la importación ya que es un dato informativo que no interfiere en la operativa de creación de la socia. A posteriori puedes editar el valor en la ficha del Contacto de la socia en Odoo (pestaña Información personal del Contacto para actualizarlo o dejarlo en blanco). |
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| gender | Mujer | Mujer |
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| contact_person_function | Gerente del Bar | |||
| is_company | VERDADERO | |||
| company_name | Bar La Buena Gente, SCCL | |||
| company_email | BarLaBuenaGente@gmailcom | |||
| date | 23/06/2026 | 23/06/2026 | Fecha de entrada de la Solicitud | |
| capital_release_request_date | OPCIONAL: Fecha real de contabilización del pago de la aportación. Si estamos entrando registros para reproducir el histórico de alta de socias pre-existentes, poner aquí la fecha del pasado en que realmente la persona/empresa PAGO la aportación. | |||
| share_short_name | Ap.Capital Social (T) | Aportació al Capital Social - TRANSF | Replicar, EXACTAMENTE, el valor que la Aportación deseada tenga en Odoo en el campo ‘Nombre corto” (ver pestaña "Información Aportación” de la ficha de la Aportación) | |
| share_product_id | Ap.Capital Social (G) | Aportación al Capital Social - GIRO | Replicar, EXACTAMENTE, el valor que la Aportación deseada tenga en Odoo en el campo ‘Nombre del producto” | |
| ordered_parts | 5 | 3 | Cantidad de aportaciones adquiridas | |
| share_unit_price | 10 | 100 | Precio unitario de cada aportación | |
| subscription_amount | 50 | 300 | Importe total (cantidad x precio) | |
| iban | ES31 2080 8316 7720 4006 4277 | Si la Aportación tiene vinculada, como Método de pago (campo “Payment Mode” de la Aportación ) GIRO bancario (en lugar de Transferencia), entonces hay que informar aquí el número IBAN completo de la cuenta de la persona o empresa candidata a socia | ||
| mandate_approved | VERDADERO | Si la Aportación tiene vinculada, como Método de pago (campo “Payment Mode” de la Aportación ) GIRO bancario (en lugar de Transferencia), entonces hay que informar aquí VERDADERO → como señal de confirmaciñón de que la CE tiene la autorización de la persona para hacerle giros bancarios a esa cuenta (si no se dispone de diocha autorización podéis gestionarlo usando ESTE Manual) | ||
| skip_iban_control | VERDADERO | Si NO se informa un IBAN en el campo anterior, entonces ha de contener el valor de VERDADERO, en caso contrario dejar en blanco. | ||
| address | Calle Mayor 23 | Calle Mayor 24 | Datos de dirección de la persona/empresa candidata a socia. | Para la columna country_id: España |
| city | El Vendrell | El Vendrell | ||
| country_id | España | España | ||
| zip_code | 43700 | 43700 | ||
| data_policy_approved | VERDADERO | VERDADERO | Debe de informarse VERDADERO de forma obligatoria | |
| source | Manual | Manual | Campo técnico que indica que se trata de una Solicitud creada manualmente (en lugar de venir desde un formulario web) | |
| state | Borrador | Borrador | Es el estado en que quedará registrada la solicitud. | Borrador |
¶ 3) Importar la plantilla
Enviar la plantilla (archivo excel) por correo al equipo de soporte (sea de la entidad Coordinadora o de la Plataforma) que procederà a ejecutar la importación.
Si hay dificultades al intentar importar por inconsistencia de los datos, Soporte os solicitará que corrijáis lo necesario en el excel hasta que sea válido para importarlo
IMPORTANTE → Antes de importar los registros el equipo de Soporte desactivará temporalmente el envío automático de los correos de gestión societaria para evitar que personas que a lo mejor hace 2 años que ya se hicieron socias de la CE vuelvan a recibir correos con instrucciones para hacerse socias.
¶ 4) Validar y pagar las solicitudes
Una vez importados correctamente los registros de las solicitudes, estas quedan registradas en Odoo en estado borrador →Para profundizar ver documento: MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias (apartado En estado Borrador)
Si se trata de importar socias a la CE, con la ayuda de Soporte hay que proceder con los siguientes pasos:
- Mantener desactivado temporalmente el envío automático de los correos de gestión societaria
- Proceder a VALIDAR + PAGAR ( Para profundizar ver documento: MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias , apartados de Validación y de Pago) una a una cada una de las solicitudes en el orden exacto en que cada candidata de socia aparece en el libro de socias oficial/actual de la CE (empezando por la socia nº 1 en adelante) → asegurando así que cada socia mantiene en el Odoo de Som Comunitats el mismo número de socia actual.
- Una vez acabado el proceso reactivar el envio automático de los correos de societaria.
¶ Importar Ap. Voluntarias
En caso que se trate de una importación masiva de solicitudes de Aportaciones al Capital Voluntario hay que tener en cuenta:
- Estas aportaciones requieren que la persona o entidad/empresa vinculada a la solicitud, ya exista préviamente en Odoo como socia efectiva de la CE → Odoo usa el DNI/CIF informado en la solicitud para “buscar” i validar que existe en la CE una persona/entidad (con ese DNI/CIF) que ya es Socia efectiva de la CE.
- La plantilla a usar es ÉSTA que difiere respecto la indicada arriba para importar aportaciones obligatorias.
- La 1ª fila tiene los nombres de columnas
- La 2ª y 3ª fila son EJEMPLOS con una muestra de datos para los siguientes casos:
- FILA 2 → muestra de datos para una solicituid de socia de tipo Persona Física (particular)
- FILA 3 → muestra de datos para una solicituid de socia de tipo Persona Jurídica (entidad o empresa)
- IMPORTANTE 1→ hay 2 columnas del excel ( share_short_name y share_product_id ) que hacen referencia a la Aportación societaria que la persona/entidad suscribirá en la solicitud → No se pueden poder filas en el excel que hagan referencia a Aportaciones societarias que NO existan previamente en Odoo → és decir, antes de cargar filas en el excel hay que asegurar-se que en Odoo ya se han creado todas las Aportaciones societarias que necesitemos usar/referenciar desde las filas del excel.
- IMPORTANTE 2 → La plantilla de excel está diseñada bajo la hipótesis de que tanto el usuario de Odoo que la rellena como el que la va a usar para importar-la (del equipo de la Coordinadora o de Soporte de Som Comunitats), tienen su usuario de acceso a Odoo configurado con CASTELLANO como idioma de trabajo en Odoo → por favor, si habitualmente usas CATALÁN o EUSKARA en tu usuario de Odoo, pásate a CASTELLANO momentáneamente mientras preparas o importas esta plantilla (Nota: se puede hacer en CA o en EUS pero entonces algunos valores de la plantilla hay que ponerlos exactamente en su traducción CA o EU de Odoo i para simplificar sugerimos documentarlo y hacerlo en ES)
- IMPORTANTE 3 → A Julio de 2026, la Plataforma aún no contempla la posibilidad de gestionar Solicitudes de Ap. Voluntarias cuya Aportación esté socnfigurada para pagarse via Tramnsfereccia, sólo se acepta de momento pago via GIROS bancarios para las Aportaciones Voluntarias→ Si os encontráis con esta necesidad contactar con el equipo de Soporte (soporte@somcomunitats.coop)
- En la siguiente tabla detallamos el significado de cada columna del Excel:
| Nombre Columna | Muestra Persona Física (fila 2) | Muestra Empresa/Entidad (fila 3) | Comentario |
| is_company | FALSO | VERDADERO | Si el NIF que iusamos es un CIF (de una socia que es Entidad/Empresa y no persona física), hay que indicar VERDADERO, en caso contrario FALSO |
| maria.murcia@gmail.com | JuanaCartagena@gmail.com |
|
|
| phone | 623689517 | 936528745 |
|
| vat | 46658741Q | F84196070 |
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| date | 23/06/2026 | 23/06/2026 | Fecha de entrada de la Solicitud de aportación |
| capital_release_request_date | OPCIONAL: Fecha real de contabilización del pago de la aportación. Si estamos entrando registros para reproducir el histórico de aportaciones voluntarias ya hechas en el pasado, poner aquí la fecha en que realmente la persona/empresa PAGO la aportación. | ||
| share_short_name | Aportación Voluntaria Cap.Social | Aportación Voluntaria Cap.Social | Replicar, EXACTAMENTE, el valor que la Aportación deseada tenga en Odoo en el campo ‘Nombre corto” (ver pestaña "Información Aportación” de la ficha de la Aportación) |
| share_product_id | Aportación Voluntaria al Capital Social | Aportación Voluntaria al Capital Social | Replicar, EXACTAMENTE, el valor que la Aportación deseada tenga en Odoo en el campo ‘Nombre del producto” |
| ordered_parts | 2 | 3 | Cantidad de aportaciones adquiridas |
| share_unit_price | 50 | 50 | Precio unitario de cada aportación |
| subscription_amount | 100 | 150 | Importe total (cantidad x precio) |
| iban | ES82 0182 5946 7685 9251 4075 | ES31 2080 8316 7720 4006 4277 | Si la Aportación tiene vinculada, como Método de pago (campo “Payment Mode” de la Aportación ) GIRO bancario (en lugar de Transferencia), entonces hay que informar aquí el número IBAN completo de la cuenta de la persona o empresa candidata a socia |
| mandate_approved | VERDADERO | VERDADERO | Si la Aportación tiene vinculada, como Método de pago (campo “Payment Mode” de la Aportación ) GIRO bancario (en lugar de Transferencia), entonces hay que informar aquí VERDADERO → como señal de confirmaciñón de que la CE tiene la autorización de la persona para hacerle giros bancarios a esa cuenta (si no se dispone de diocha autorización podéis gestionarlo usando ESTE Manual) |
| skip_iban_control | Si NO se informa un IBAN en el campo anterior, entonces ha de contener el valor de VERDADERO, en caso contrario dejar en blanco. | ||
| data_policy_approved | VERDADERO | VERDADERO | Debe de informarse VERDADERO de forma obligatoria |
| source | Manual | Manual | Campo técnico que indica que se trata de una Solicitud creada manualmente (en lugar de venir desde un formulario web) |
| state | Borrador | Borrador | Es el estado en que quedará registrada la solicitud. |
- Una vez ya se dispone de la Plantilla seguir los pasos indicados arriba a partir de ESTE apartado.
¶ Posible error al importar filas de voluntarias para entidades/empresas
Para las filas que se corresponden con Aportaciones de socias que son Entidades/empresas, puede ser que al intentar importar Odoo lance un error de “El Correo Electrónico y el Correo Electrónico de la Compañía deben ser diferentes.” → en este caso hay que ir a Odoo, al Contacto que representa a la socia entidad/empresa y verificar que el correo informado en su ficha sea DISTINTO del que tiene informado su contacto “hijo” de tipo Representante Legal (Pestaña de Contactos y Direcciones):
