Este Manual de usuaria se contextualiza en el procedimiento operativo: PO - Flujo de alta de una nueva socia en una CE (Cooperativas y Asociaciones)
Se muestra como importar masivamente desde un archivo EXCEL nuevas solicitudes de suscripción de socias (Cooperativas o Asociaciones) en una CE.
Normalmente se hace cuando una CE quiere entrar en la Plataforma pero ya tiene su propio libro de socias pre-existente y se requiere un proceso de MIGRACION inicial para cargar en el Odoo de la CE registros masivos desde otros recursos externos (a veces a parte del listado inicial de socias, la migración pueda implicar la importación de otros registros como asientos contables etc…).
También puede usarse para la carga masiva de aportaciones Voluntarias al capital social que se habían hecho en la CE antes de que esta entrase en la Plataforma.
Esta acción suele recaer en las personas que tienen el rol de administradoras de CE o administradoras de entidades Coordinadoras de CCEE con la ayuda de los equipos de Soporte de la entidad Coordinadora i/o de la Plataforma
IMPORTANTE → si cres que este es el caso de tu CE, antes de proceder es imprescindible que lo comuniques a la entidad Coordinadora de tu CE o al equipo de Soporte de Som Comunitats (correo a: soporte@somcomunitats.coop) para que os ayuden a:
1) analizar la situación y a establecer la mejor estrategia para este proceso de migración ya que hay muchas casuísticas a tener en cuenta.
2) rellenar correctamente la plantilla de importación según el tipo de solicitudes que necesitéis cargar masivamente (nuevas socias, ap.voluntarias, invitadas)
Descargar esta plantilla de EXCEL al disco de vuestro ordenador.
Para cada socia a importar hay que rellenar los datos de una fila en el excel → siguiendo las instrucciones que os haya dado el equipo de soporte.
Consideraciones generales al alimentar la plantilla:
Enviar la plantilla (archivo excel) por correo al equipo de soporte (sea de la entidad Coordinadora o de la Plataforma) que procederà a ejecutar la importación.
Si hay dificultades al intentar importar por inconsistencia de los datos, Soporte os solicitará que corrijáis lo necesario en el excel hasta que sea válido para importarlo
IMPORTANTE → Antes de importar los registros el equipo de Soporte desactivará temporalmente el envío automático de los correos de gestión societaria para evitar que personas que a lo mejor hace 2 años que ya se hicieron socias de la CE vuelvan a recibir correos con instrucciones para hacerse socias.
Una vez importados correctamente los registros de las solicitudes, estas quedan registradas en Odoo en estado borrador →Para profundizar ver documento: MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de socias (apartado En estado Borrador)
Si se trata de importar socias a la CE, con la ayuda de Soporte hay que proceder con los siguientes pasos:
En caso que se trate de una importación masiva de solicitudes de Aportaciones al Capital Voluntario el proceso difiere respecto el indicado (seguir ayuda de Soporte)