¶ Descripció i dependències
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En este Procedimiento Operativo (PO) se describe el flujo básico a seguir para recibir y gestionar aportaciones VOLUNTARIAS al capital social en una CE que tiene forma jurídica de Cooperativa Otros documentos de referencia:
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¶ Contexto:
Las CCEE que tiene forma jurídica de Cooperativa suelen manejar 3 categorias de Aportaciones (de las 4 disponibles en la Platafiorma):
- Aportaciones OBLIGATORIAS al capital social → cuando una persona solicita hacerse socia efevtiva de la CE debe pagar obligatoriamente esta aportación.
- Aportaciones VOLUNTARIAS al capital social → una vez una persona ya es socia, si lo desea, puede hacer aportaciones voluntarias adicionales para financiar la CE y sus proyectos.
- Registro de personas INVITADAS a participar.
Este procedimiento explica cómo gestionar en la CE estas aportaciones Voluntarias.
¶ Procedimento operativo básico:
¶ 0. Consideraciones previas
- El uso de estas aportaciones en la Plataforma sólo está disponible para CCEE que tienen forma jurídica de Cooperativas
- Solamente personas que ya son socias efectivas de la CE (ya han pagado su cuota de aportación obligatoria) pueden hacer aportaciones Voluntarias en la CE → el formulario de solicitud de aportaciones volujtarias lo verifica.
- Una vez una socia ha registrado (pagado) una Ap. Voluntaria, la CE tiene la obligación de proceder a retornar anualmente los intereses que dicha aportación ha devengado a la persona → ver PO - Gestión retorno anual intereses capital voluntario
- El flujo básico de recepción, validación y cobro de aportaciones Voluntarias sigue a grosso modo, los mismos pasos (recepción, validación y pago) descritos para la gestión de las aportaciones Obligatorias (ver: PO - Flujo de alta de una nueva socia en una CE (Cooperativas y Asociaciones ) pero con algunas particularidades que explicaremos en los siguientes apartados
¶ 1. Configurar las aportaciones y los formularios
Antes de que una CE empiece a recibir solicitudes de ap.Voluntarias hay que:
1) Revisar que en la CE esté bién configurada la o las aportaciones de esta categoria:
- En toda CE que es Cooperativa, la Plataforma ya porvee de esta aportación ( Módulo Socias > Configuración > Tipo Acción ) lista para ser usada:
- Consultar el manual MU - Configurar Aportaciones/cuotas societarias → y especialmente tener en cuenta las particularidades de las voluntarias descritas en este apartado específico para Voluntarias del mismo manual.
2) Revisar que el formulario GENERICO para recibir solicitudes de Voluntarias lo tenemos bien configurado:
- Ver MU - Configurar formularios web (genéricos i/o específicos) para seber cómo poder personalizar estos formularios → pero de nuevo tener en cuenta las particularidades que se describen al respecto para los formularios de las voluntarias.
- AQUÍ una muestra de los textos de cabeza que por defecto vienen preconfigurados para el formulario genérico i/o específico de Voluntarias.
¶ 2. Recibir las solicitudes
Las 3 vias de recepción de Solicitudes de Ap, Voluntarias son las mismas que se desciben aquí para las Obligatorias., pero con las particularidades que se especifican en los siguientes 3 sub-apartados de esta manual:
- 2.1 Desde los formularios web
- 2.2 Creándolas manualmente en Odoo
- 2.3 Importando masivamente solicitudes desde una plantilla excel
Independientemente de la via de entrada, cada vez que una socia rellene y envie el formulario, se creará en Odoo una nueva Solicitud de Aportación Voluntaria en estado Borrador:
- Las encontraréis en este apartado del módulo de Gestión Societaria de la CE.: Módulo Socias > Gestión aportaciones > Solicitud de suscripción
- Las solicitudes de Voluntarias se mezclan en esta misma vista con las solicitudes de Obligatorias,… para poder diferenciarlas usar estos filtros que se explican en este manual
- IMPORTANTE: las nuevas solicitudes de voluntarias, tienen los mismos campos que las de obligatrorias (ver este manual MU - Entender los Registros de Solicitudes de suscripción de nuevas socias para entender todos los campos/atributos de las solicitudes en Odoo ), pero se crean con estas particularidades/diferencias respecto las Obligatorias:
- El campo Yo ya soy cooperador → está marcado.
- El campo Cooperador → aparece ya con el contacto de la persona SOCIA vinculada (el vínculo se establece automáticamente en base al NIF/CIF que la persona ha usado en el formulario)
- El campo Tipo → aparece con el valor ‘Aumentar el número de acciones’
- El campo Categoria de Participación → aparece con el valor ‘Voluntary Company Share"
- El campo Modo de Suscruipción → aparece con el valor ‘Voluntary’
Al recibirse la solicitud en Odoo, se envia el 1º de los 2 correos ( en recepción y en el momento de registrar el pago ) que se envian en el flujo de Voluntarias (en Obligatorias se envían 3 mensajes: DD - Plantillas de correo en el flujo basico alta nuevas socias )→ Aquí una muestra de este 1er mensaje que recibe la persona socia →tiene 2 versiones dependiendo del modo de pago (campo Payment Mode de la Aportación ) que se haya configurado en la Aportación seleccionada en el formulario:
Versión para Aportación voluntaria configurada bajo modo de Pago GIRO BANCARIO:
- ASUNTO: Aportación voluntaria a La CE de Prova a Som Comunitats Ref. ACSV18335: Solicitud recibida
- CUERPO:
Versión para Aportación voluntaria configurada bajo modo de Pago TRANSFRENCIA:
ASUNTO: Aportación voluntaria a La CE de Prova a Som Comunitats Ref. ACSV10591: Solicitud recibida
CUERPO:
Se puede desactivar el envio automático de este 1er correo en MU Mantenimiento configuraciones avanzadas de la CE → desactivando el 1º de los correos descritos en este apartado del manual.
Este 1er mensaje del flujo de Voluntarias NO puede ser personalizable por parte de la CE (a diferencia de los del flujo de Obligatosias que sí que pueden ser personalizados por parte de la CE).
¶ 2.1 Desde los formularios web
En el caso de las Voluntarias, el formulario genérico para captura de solicitudes no está publicado por defecto en ningún botón de la página web ni en el punto de mapa la CE en la Plataforma (en las Obligatorias sí que es así).
Por tanto, la CE debe de hacer alguna acción para podenr a dispocición de las socias el enlace de acceso al formulario genérico de Voluntarias, siguendo por ejemplo estos pasos:
1) Obtener y copiar el enlace al formulario desde el botón correspondiente de la Aportación Voluntaria (aquí se explica como proceder):
2) Hacer público o difundir de algun modo este enlace entre las personas socias de la CE, por ejemplo:
- Hacieno una campaña de mailing para enviar un correo a las socias de la CE incrustando el enlace en un botón en el cuerpo del correo → podéis usar el módulo de MassMailing de la Plataforma para ello.
- Añadiendo un botón personalizado en la plagina de Landing i/o punto de mapa de la CE en la Plataforma que lleve a este formulario → ver AQUÍ cómo hacerlo.
- Incristar el enlace al fiormulario enuna campaña en redes sociales de la CE
- Incrustar el enlace en la página web propia de la CE (en caso de que la tenga)
IMPORTANTE → tener en cuenta que el formulario genérico (o específico) de Ap.Voluntarias tiene estas particularidades:
- NO tienen las 2 variantes para físicas/jurídicas → para simplificar se recomienda usar los botones de acceso para físicas de la ficha de cada Aportación para capturar/copiar las URLs' de estos formularios (ámbos botones llevan a la misma/única versión del formulario)
- Asumen que la persona/entidad que rellena el formulario YA ES SOCIA efectiva de la CE:
- Por tanto el único dato que piden para identificarla es su NIF (y un correo)
- Si al eviar el formulario se detecta que la persona NO es aún socia de la CE se le muestra una advertencia indicando que “antes debhe proceder a vincularse como socia con la CE”
- Por defecto estan configurados para:
- SÍ MOSTRAR, por defecto, el apartado de selección de la aportación en el formulario.
- Sí poder seleccionar/cambiar, por defecto, la cantidad de aportaciones a suscribir/pagar.
Aquí un ejemplo del aspecto de uno de estos formularios:
¶ 2.2 Creándolas manualmente en Odoo
Para crear manualmente solicitudes de suscripción de Ap. Voluntarias → usar este apartado específico para las Voluntarias del manual MU - Crear manualmente Solicitudes de suscripción
¶ 2.3 Importando masivamente solicitudes desde una plantilla excel
Para importar masivamente solicitudes de suscripción de Ap. Voluntarias → usar este apartado específico para las Voluntarias del manual MU - Importar masivamente solicitudes de suscripción
¶ 3. Validar las Solicitudes
Para validar las solicitudes seguir los mismos pasos que se recomiendan para las Obligatorias.
Al validar una solicitud de Aportación Voluntaria, la solicitud pasa al estado de REALIZADO y sucede lo mismo que en las Obligatorias pero con estas diferencias:
- El paso de creación del Contacto vinculado a la socia NO es necesario ya que en una solicitud de Voluntaria este contacto ya existe previamente.
- En el documento de pago, a nivel contable la aportación voluntaria se imputa a la cuenta 100100 Capital Social Voluntario (en lugar de hacia la 100000 de Capital Social)
- No se envia ningún correo con instrucciones de pago (no se envḉia el 2o correo de las obligatorias)
¶ 4. Pagar las Solicitudes
Para dar por pagadas las solicitudes seguir los mismos pasos que se recomiendan para las Obligatorias.
Al dar por parada una solicitud de Aportación Voluntaria, la solicitud pasa al estado de PAGADO/A y, a diferencia de lo que sucede en las Obligatorias, aquí simplemente:
- La pestaña Aportaciones de la ficha del Contacto de la Socia, muestra la lista de Aportaciones que hasta la fecha ha suscrito/pagado la persona/entidad (de cualquiera de las 4 Categorias ) e incorpora una nueva fila correspondiente a la Aportación VOLUNTARIA que se añade a la fila de la aportación obligatoria que la persona hizo el dia en que entró como socia, por ejemplo:
- La pestaña Solicitudes de Suscripción de la ficha del Contacto muestra la lista de Solicitudes que hasta la fecha han llegado de esta persona/entidad (de cualquiera de las 4 Categorias) e incorpora una nueva fila correspondiente a la solicitud de Aportación VOLUNTARIA que se añade a la fila de la solicitud aportación obligatoria que la persona hizo el dia en que entró como socia, por ejemplo:
- Se envia el 2o correo del flujo de Volñuntarias confirmando la recepción del pago → aquí un eijemplo:
ASUNTO: Aportación voluntaria para La CE de Prova a Som Comunitats Ref. ACSV11096: Aportación efectuada
CUERPO:
Se puede desactivar el envio automático de este en MU Mantenimiento configuraciones avanzadas de la CE → desactivando el 3º de los correos descritos en este apartado del manual.
Este 2o mensaje del flujo de Voluntarias, SI puede ser personalizable por parte de la CE → para ello la CE debe seguir estos 3 pasos (hay que proceder de forma dstinta a como se hace para las Obligatorias):
- Duplicar una plantilla Global para generar una personalizada → concretamente hay que duplicar la que tiene este nombre de plantilla: Correo electrónico de confirmación del pago voluntario de acciones recibido
- Personalizar la copia duplicada al gusto de la CE → ver esta guia Personalizar plantillas NO globales.o solicitar ayuda al equipo de Soporte.
- Ir a la ficha de la/s aportación/es de Voluntarias para las que deses aplicar la verión personalizada de este mensaje, y seleccionar la nueva plantilla de correo duplicada/personalizada en este campo:
